Proje Planlaması Konu Anlatımı

Proje planlaması, bilgi sistemleri projelerinde işin yönünü ve sınırlarını belirleyen temel aşamadır.

Proje; benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç üretir, tekrarlanmayan niteliktedir, başlangıç ve bitiş zamanı vardır, bütçe, işgücü ve süre gibi kısıtlar altında yürütülür.

Bu nedenle planlama, yalnız yapılacak işleri sıralamak değildir; projenin neden başlatıldığını, kimin için yürütüldüğünü, hangi çıktının teslim edileceğini, hangi kaynakların kullanılacağını, hangi tarihlerde ilerleme kontrolü yapılacağını ve sonucun nasıl kabul edileceğini açıklayan yönetim temelidir.

Planlama zayıfsa yürütme sırasında değişiklik, gecikme, maliyet aşımı ve kalite sorunu kaçınılmaz hale gelir.

Proje üçgeni planlamanın sınavdaki en güçlü kavramlarından biridir.

Kapsam, proje hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirmek için yürütülecek faaliyetleri belirler.

Zaman, bu faaliyetlerin tamamlanması için gereken süreyi gösterir.

Maliyet ise faaliyetlerin tamamlanması için katlanılan tutardır.

Bu üç unsur birbirinden bağımsız değildir.

Kapsam genişlediğinde zaman ve maliyet artabilir; zamanı azaltmak fazla mesai veya ek kaynak nedeniyle maliyeti yükseltebilir; maliyeti düşürmeye çalışmak takvimi bozabilir veya kapsamdan ödün verilmesine yol açabilir.

Üç kısıt sağlansa bile kalite yetersizse müşteri memnuniyeti oluşmaz.

Planlama aşamasında projenin kapsamı, hedefleri, bütçesi, zaman çizelgesi, riskleri, kaynakları, grup ve bireysel sorumlulukları belirlenir.

Proje planı, yürütmenin nasıl yapılacağı konusunda rehberlik eder.

İş akış planları, görev atamaları ve yönetim yapısı bu aşamada hazırlanır.

Kapsam tanımlama, nelerin projeye dahil olduğunu ve nelerin dışarıda bırakıldığını ayrıntılı biçimde ortaya koyar.

Zaman çizelgesi oluşturma, aktivitelerin sıralamasını ve zamanlamasını belirler.

Bütçe planı maliyet tahminini ve kaynak dağılımını gösterir.

Risk yönetimi planı potansiyel riskleri ve bunların nasıl ele alınacağını açıklar.

İletişim planı paydaşlar arasındaki bilgi akışını, araçları ve sıklığı kurar.

Her projeye başlarken yanıtlanması gereken sorular planlama kalitesini ölçmek için kullanışlıdır.

Projenin başlatılma nedeni ve işletmeye sağlayacağı fayda açık değilse rasyonel eksik kalır.

Projeden etkilenecek veya sonuçlardan yararlanacak paydaşlar tanımlanmamışsa iletişim ve kabul sorunları doğar.

Nihai ürün, hizmet veya sonuç belirsizse kapsam yönetilemez.

İnsan kaynağı, bütçe, fiziksel kaynak ve diğer gereksinimler gerçekçi belirlenmemişse plan uygulanamaz.

Teslimat tarihleri, ilerleme inceleme noktaları, sonuç kabul süreci, teslimatların kullanılacağı alanlar, stratejik yaklaşım ve başarı ölçütleri net değilse proje kontrol edilebilir olmaktan çıkar.

Bilgi sistemleri denetçisi planlamada kullanılan standart veya yapıya aşina olmalı ve planın yalnız belge olarak bulunmasına değil, yönetim kontrolü üretip üretmediğine bakmalıdır.

Başarılı proje planlamasının genel özelliği, riske dayalı bir yönetim süreci olması ve tekrarlanabilirlik taşımasıdır.

Proje komiteleri veya kurulları projenin yönünü belirlemeli ve önemli kararları alabilmelidir.

Risk yönetim yöntemleri potansiyel sorunları önceden belirlemeli, analiz etmeli ve uygun önlemleri tanımlamalıdır.

Sorun yönetimi, proje sırasında ortaya çıkan sorunların tanımlanmasını, sınıflandırılmasını, çözülmesini ve izlenmesini sağlamalıdır.

Maliyet yönetimi planlamanın denetim açısından kritik kısmıdır.

Projenin tamamlanmasında kullanılacak kaynakların maliyeti; analist ve programcı ücretleri, yazılım, donanım ve bilgisayar ağları için yapılan harcamalar gibi doğrudan proje faaliyetlerini kapsar.

Denetçi bütçenin nasıl hazırlandığını, harcamaların nasıl kontrol edileceğini ve maliyet sapmalarının nasıl ele alınacağını incelemelidir.

Kaynakların başlangıçta tahminlenmesi, zaman ve bütçe kısıtlarının çıktı özellikleriyle uyumlu kurulması gerekir.

Devam eden projeye ilave insan veya fiziksel kaynak eklemek her zaman hız kazandırmaz; proje bütünlüğüne zarar vererek verimsizlik yaratabilir.

Planlama ve bağımlılık yönetimi, faaliyetlerin mantıksal ilişkilerini görünür kılar.

Proje planlamasında proje kapsamı, görevlendirmeler, görevlerin sırası, düzeni, süresi, önceliği, bilgi teknolojileri ve bilgi teknolojileri dışı kaynaklar, bütçe, maliyet ve fonlama kaynağı belirlenmelidir.

Planlama proje boyunca yalnız bir kez yapılan ve değişmeden kalan işlem değildir.

Kontroller sonucunda elde edilen bilgiler ve değişen dış etkenler uyarınca plan devamlı değerlendirilir, gözden geçirilir ve yenilenir.

Böylece plan uygulanamaz hale gelmek yerine, proje tamamlanana kadar güncel kalır.

Proje programlama, planı takvim ve kaynak açısından işler hale getirir.

Önce proje ana faaliyet gruplarına ayrılır, her grup içindeki temel faaliyetler belirlenir, her faaliyetin tamamlanma süresi ve gerektirdiği kaynak miktarı ortaya konur.

Daha sonra faaliyetlerin mantıksal ilişkileri ve öncelik sırası üzerinden proje bir bütün olarak ifade edilir.

Programlama her faaliyetin başlama ve bitiş zamanını, kritik faaliyetleri, serbestlik süresini ve gecikme miktarını göstermelidir.

En erken başlama, en geç başlama, en erken bitirme ve en geç bitirme tarihleri, sınırlı insan gücü ve kaynakların hangi faaliyetlere öncelikle dağıtılacağını anlamaya yardım eder.

Fizibilite çalışması planlamanın karar kalitesini destekler.

Proje kapsamı, mevcut analiz, gereksinimler, yaklaşım, değerlendirme ve inceleme adımlarıyla projenin gerçekleştirilebilirliği sorgulanır.

Finansal durum, kaynak yeterliliği, potansiyel riskler, alternatif çözüm yolları ve maliyet etkinliği görülmeden başlatılan bilgi sistemleri projeleri yüksek belirsizlik taşır.

İyi planlama gelecekteki fırsatları ve tehlikeleri görmeyi sağlar; planlama yapılmadığında gerekli önlemler zamanında alınamaz.

Bu yüzden denetçi için planlama kanıtı, projenin başarılı yürütülüp yürütülmeyeceğine dair en erken kontrol göstergesidir.

Planlama araçları bu kontrol edilebilirliği pratik hale getirir.

Proje yönetim yazılımları zaman çizelgesi oluşturma, kaynak tahsisi ve ilerleme izleme için kullanılır.

Gantt şeması gibi zaman çizelgesi araçları faaliyetlerin hangi aşamada olduğunu ve ne zaman tamamlanacağını görünür kılar.

Kaynak yönetimi araçları insan, bütçe, malzeme ve teknoloji gibi unsurların hangi süreyle tahsis edileceğini izlemeye yardım eder.

Maliyet tahmini araçları proje harcamalarını kontrol etmeyi ve bütçeyle uyumu sağlamayı destekler.

Kalite kontrol ve kalite güvence araçları ise projenin sadece zamanında değil, kabul edilebilir nitelikte tamamlanmasına katkı verir.

Planlama metotları bakımından nihai hedef farklı biçimlerde kurulabilir.

Proje eldeki kaynaklarla en kısa zamanda bitirilmeye çalışılabilir, önceden belirlenmiş süre içinde en az kaynak kullanımı hedeflenebilir veya toplam maliyeti en az yapacak proje süresi seçilebilir.

Hedef ne olursa olsun faaliyetlerin mantıksal ilişkileri, tamamlanma süreleri, kaynak gereksinimleri ve maliyetleri dikkate alınmalıdır.