Bilgi Sistemleri Stratejisinin Geliştirilmesi Konu Anlatımı

Bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesi, işletmenin bilgi teknolojilerinden ne beklediğini açık bir yönetime dönüştürür.

Konu yalnızca yazılım, donanım veya altyapı tercihi değildir; asıl mesele, bilginin toplanması, işlenmesi, saklanması ve doğru kişilere zamanında ulaştırılması yoluyla kararların nasıl destekleneceğidir.

Bu bakışla bilgi sistemleri, günlük işlemleri hızlandıran teknik araçların ötesinde, planlama, kontrol, analiz ve karar verme düzeninin parçası olur.

Strateji de bu düzenin hangi iş hedefine hangi katkıyı sağlayacağını gösteren çerçevedir.

Stratejik çerçeve kurulmadan önce işletmenin kimliği okunmalıdır.

Misyon, işletmenin varlık nedenini ve hizmet ettiği alanı gösterir.

Vizyon, işletmenin gelecekte ulaşmak istediği konumu anlatır; kalıcı bir slogan değil, koşullar değiştikçe yeniden ele alınabilecek uzun dönemli yön bilgisidir.

Değerler ise bu hedefe yürürken uyulacak ilkeleri belirler.

Güvenilirlik, şeffaflık, adil çalışma ortamı, gelişime açıklık, sosyal sorumluluk ve çevre duyarlılığı gibi ilkeler bilgi sistemleri kararlarını da etkiler.

Örneğin bir kurum çevresel duyarlılığı temel değer olarak benimsiyorsa, teknoloji mimarisinde enerji kullanımı ve sürdürülebilirlik de karar ölçütü haline gelir.

Strateji, işletmenin vizyonuna ulaşmak için seçtiği rota olarak düşünülmelidir.

İyi bir strateji işletmeye özgüdür; üst yönetimin sahiplenmesini, kurum kültürünün ve kaynakların dikkate alınmasını gerektirir.

Ayrıca uzun vadeli, esnek ve ölçülebilir olmalıdır.

Sadece daha iyi olmak ya da en başarılı kurum olmak gibi belirsiz niyetler stratejik hedef sayılmaz; çünkü gerçekleşip gerçekleşmediği izlenemez.

Strateji neyin ne zaman yapılacağını belirler, fakat uygulamanın bütün teknik ayrıntılarına boğulmaz.

Bu ayrım bilgi sistemleri için önemlidir: strateji, hangi verinin hangi işe değer katacağını söyler; proje planı ise bunun nasıl yapılacağını ayrıntılandırır.

Bilgi sistemleri stratejisi, kurumsal stratejinin bilgi teknolojileri alanındaki karşılığıdır.

İşletme stratejisi bağımsız biçimde belirlenebilir; buna karşılık bilgi sistemleri stratejisi işletme stratejisinden ayrı yaşayamaz.

Çünkü bir fonksiyon stratejisinin görevi, kurumun genel hedeflerine kendi alanından destek vermektir.

Bu nedenle bilgi sistemleri hedefleri, işletme hedeflerinin dışına taşmamalı; yatırımlar, projeler, risk çalışmaları ve kaynak kullanımı aynı yöne bakmalıdır.

Yönetim kurulu ve üst yönetim bu sorumluluğu yalnız bilgi sistemleri birimine devredemez.

Paydaşların uzlaştığı, rolleri netleştirilmiş ve performansı ölçülebilir bir strateji gerekir.

Geliştirme çalışması önce kurulacak veya iyileştirilecek sistemin amacını netleştirir.

Ardından işletmenin amaçları, değerleri, misyonu ve vizyonu incelenir.

Bir sonraki adım işletme stratejisidir; çünkü bilgi sistemleri hedefleri bu stratejinin içinde anlam kazanır.

Her stratejik hedef için ilgili iş süreçleri anlaşılmadan teknoloji katkısı doğru kurulamaz.

Bu noktada süreçlerin hangi veriyi kullandığı, veriyi nereden aldığı, işlem sonunda hangi çıktıyı ürettiği ve bu çıktıyı nereye aktardığı belirlenir.

Böylece strateji soyut teknoloji dileklerinden çıkar, veri akışı ve karar ihtiyacı üzerinden somutlaşır.

Veri ihtiyacını belirlemek, yalnız mevcut raporları listelemek anlamına gelmez.

İşletmenin fonksiyonları tek tek ele alınır; satış, operasyon, finans, uyum, risk veya müşteri hizmetleri gibi alanların hangi kararlar için bilgiye ihtiyaç duyduğu ortaya konur.

Aynı verinin farklı yerlerde tekrar üretilmesi, kritik verinin geç gelmesi, karar vericinin güvenilir tek kaynağa ulaşamaması ya da dış kaynaklı bilginin iç süreçlerle birleşmemesi strateji açısından işaret değerindedir.

Bu bulgular, bilgi sistemleri önceliklerinin teknoloji modasına göre değil, işin bilgi açığına göre sıralanmasını sağlar.

Mevcut durum analizi, işletmenin bilgi sistemleri haritasını çıkarır.

Kullanılan uygulamalar, hizmetler, altyapı bileşenleri, tekrar eden işler, darboğazlar, eksikler ve işlemeyen süreçler belirlenir.

Sonra işletme hedeflerine ulaşmak için gerekli olup da henüz bulunmayan bilgi sistemleri çözümleri saptanır.

Boşluk analizi, bugünkü durum ile hedeflenen durum arasındaki farkı bilgi sistemleri açısından görünür kılar.

Gerekli insan gücü, zaman, bütçe, teknoloji ve yetkinlikler bu fark üzerinden planlanır.

Eksik kaynaklar için edinim veya geliştirme yolu seçilir.

Strateji uygulanabilir olacaksa önceliklendirme ve takvim açık olmalıdır.

Yapılacak işler, iş hedeflerine katkı sırasına göre dizilir; hangi çalışmanın önce başlayacağı, ne zaman biteceği ve hangi bağımlılıklara sahip olduğu belirlenir.

Ölçüm metrikleri bu aşamada kritik hale gelir.

Bilgi sistemleri faaliyeti işe değer katıyor mu, kaynaklar doğru yerde kullanılıyor mu, hedefe yaklaşılıyor mu sorularına ancak ölçümle cevap verilebilir.

Bu yüzden strateji belgesi yalnız hedef listesi değil, izleme ve değerlendirme mantığı da içermelidir.

Değerlendirme yapılırken tek bir zorunlu modele bağlı kalınması beklenmez; farklı işletmeler farklı yöntemler kullanabilir.

Buna rağmen kurumsal strateji ile bilgi sistemleri stratejisinin aynı yöntemsel mantıkla hazırlanması, ilişkinin okunmasını kolaylaştırır.

Seçilen yöntem yazılı olmalı ve üst yönetim tarafından onaylanmalıdır.

Önce işletme stratejisinin varlığı aranır.

İşletme stratejisi yoksa bilgi sistemleri stratejisi tek başına değer üretmez; çünkü bağlanacağı üst hedef belirsizdir.

Katılım yapısı da en az belge içeriği kadar önemlidir.

İşletme stratejisi hazırlanırken bilgi sistemleri üst yönetimi masada yoksa, iş ile bilgi sistemleri arasında uyum riski doğar.

Bilgi sistemleri stratejisi hazırlanırken iş birimleri ve üst yönetim temsil edilmiyorsa, teknoloji tarafı işin ihtiyaçlarını eksik okuyabilir.

Her iki durumda da bilgi sistemlerinin gerçekleştiren ve kolaylaştıran rolü zayıflar.

Denetim bakışında bu nedenle iki doküman birlikte incelenir: bilgi sistemleri hedefleri işletme hedeflerine bağlanıyor mu, öncelikler aynı yöne mi gidiyor, ilişki takip edilebilir mi?

Bu incelemede kanıt, yalnız strateji belgesinin varlığı değildir.

Belgenin onay kaydı, hedefler arası bağlantı tablosu, sorumluluk dağılımı, paydaş katılımı, risk ve performans göstergeleri, yatırım öncelikleri ve güncelleme tetikleyicileri birlikte görülmelidir.

Bilgi sistemleri yönetimi kısa, orta ve uzun vadeli planlarını bu üst stratejiye göre kurduğunda, proje portföyü ile işletme yönü arasında tutarlılık oluşur.