Bilgi Sistemleri Yönetiminin Unsurları Konu Anlatımı

Bilgi sistemleri yönetiminin unsurları, önce yönetişim ile yönetim arasındaki farkı kavramayı gerektirir.

Yönetim günlük işleyişe ve belirlenmiş görevlerin yerine getirilmesine odaklanır.

Yönetişim ise daha geniştir; işletmenin bugünkü ve gelecekteki süreçlerini, üst yönetimin sorumluluğunu, hesap verebilirliği, ilişkileri, etkileşimleri ve kuralları kapsar.

İşletme stratejisinin geliştirilmesi yönetim kurulunun görevidir ve yönetişim uygulamalarının parçasıdır.

Yönetim, bu stratejiden doğan görevleri hayata geçirir.

Bu ayrım bilgi sistemleri için önemlidir, çünkü bilgi sistemlerini yalnız operasyonel destek gibi görmek, stratejik değerini ve risklerini görünmez kılar.

Paydaş kavramı bu yapının başlangıç noktasıdır.

Paydaş, işletmenin işlerinden etkilenen ve bu işleri etkileyen tüm tarafları ifade eder.

Yatırımcılar, müşteriler, her seviyedeki çalışanlar, tedarikçiler, iş ortakları ve kamu otoriteleri paydaş kapsamına girebilir.

Bilgi sistemleri kararları da bu tarafların birçoğunu etkiler.

Yeni bir sistemin kurulması, dış kaynak kullanımı, veri güvenliği önlemleri, hizmet sürekliliği veya performans ölçümü yalnız teknik sonuç doğurmaz; iş hedeflerini, müşteri güvenini, düzenlemelere uyumu ve kaynak kullanımını da etkiler.

Bilgi sistemleri yönetişimi, kurumsal yönetim uygulamalarının bilgi sistemleri alanındaki yansımasıdır.

Bu kavramdan söz edebilmek için bilgi sistemlerinin destek birimi olarak değil, işin parçası olarak değerlendirilmesi gerekir.

Bilgi Teknolojileri Yönetişim Enstitüsü tarafından yapılan tanımda bilgi sistemleri yönetişimi, kurumsal yönetişimin ayrılmaz parçası olarak bilgi sistemleri kaynaklarının kurumsal strateji ve hedefleri desteklemesini sağlayan örgütsel yapılar, süreçler ve liderlik unsurlarının bütünü biçiminde açıklanır.

Bu yaklaşım, bilgi sistemleri faaliyetlerinin yalnız teknik ekip tarafından yürütülen işler olmadığını, üst yönetim sorumluluğu taşıdığını gösterir.

Bilgi sistemleri yönetişimi, bilgi sistemleri kaynaklarının işletmenin nihai amaçlarına ulaşmak için en etkin ve verimli şekilde kullanılmasına ilişkin karar ve uygulama süreçlerini kapsar.

Tanımlarda öne çıkan unsurlar benzerdir: kurumsal yönetişimin parçası olması, üst yönetimin sorumluluğu, çalışanların görev ve sorumluluk alması, bilgi sistemleri yönetiminden daha kapsamlı olması, işletmenin nihai amaçlarına ulaşmada ihtiyaç duyulması, kendine özgü yapı, süreç ve liderlik gerektirmesi, verimlilik, etkinlik ve tutumluluk ölçütlerine vurgu yapması.

Bu unsurlar birlikte okunduğunda yönetişim, karar alma ve gözetim düzeni olarak belirginleşir.

Bilgi sistemleri yönetişiminin amacı iş hedeflerinin gerçekleştirilmesi veya iyileştirilmesi için stratejik araç olmaktır.

Bilgi sistemlerine yapılan yatırımların işletmeye daha yüksek değer katması beklenir.

Bu nedenle bilgi sistemleri yönetişimi, bilgi sistemlerinin işletmenin iş hedeflerine nasıl katkı sağlayacağı sorusuyla ilgilenir.

Her bilgi sistemi projesi veya önemli değişiklik, bir iş hedefine faydalı olmak zorundadır.

Önemli kararlar yalnız bilgi sistemleri yönetimi tarafından alınmamalı; üst yönetim tarafından sahiplenilmeli ve izlenmelidir.

Yönetişim hedefi ve yolu belirler, bilgi sistemleri yönetimi ise bu hedefe ulaşacak çalışmaları gerçekleştirir.

Bilgi güvenliği yönetişimi, bilgi sistemleri yönetişimiyle aynı mantığı güvenlik alanına taşır.

İşletmelerin bilgiyle yönetilmesi, dolaşımdaki bilginin büyümesi, yasal düzenlemelerin artması ve bilgi güvenliği ihlallerinin iş yapma kapasitesini doğrudan etkileyebilmesi, güvenliğin üst yönetim düzeyinde sahiplenilmesini gerektirir.

Bilginin korunması aynı zamanda iş operasyonlarının korunmasıdır.

Bilgi güvenliği yönetişimi, bilgi güvenliği politikasının geliştirilmesini, iş hedefleriyle uyumunu, onaylanmasını, işletiminin gözetimini, bilgi güvenliği risk yönetimini, kontrollerin oluşturulmasını, ihlallerin gözetimini, rollerin ve sorumlulukların belirlenmesini, farkındalık ve eğitimi, yasal düzenleme ve standartlara uyumu ve kaynak tahsisini içerir.

Bilgi sistemleri yönlendirme komitesi, yönetişimin örgütsel araçlarından biridir.

Yönetim kurulu tarafından işletmenin bilgi sistemleri önceliklerini belirlemek ve bilgi sistemleri yatırım ve projelerinin yönetimini sağlamak amacıyla kurulur; yönetim kuruluna rapor verir.

Görevi bilgi sistemleri yatırımlarını, bütçesini, önemli projelerini, risklerini ve performansını gözetmektir.

Komite teknoloji odaklı bir yapı değildir; bilgi sistemleri ve diğer iş birimlerinin üst yönetimi görev alır.

Kısa ve uzun vadeli bilgi sistemleri planlarının gözden geçirilmesi, önemli projelerin onaylanması ve gözetimi, kaynakların izlenmesi, bilgi güvenliği faaliyetleri, dış kaynak kullanımı ve performans ile risk yönetimi komitenin sorumluluk alanlarıdır.

Komitenin görev ve yetkileri, çalışma biçimi ve hedefleri yazılı olmalıdır.

Küçük işletmelerde müstakil komite bulunmayabilir; sorumluluklar üst düzey yöneticiler tarafından yerine getirilebilir.

Ancak görevlerin, yetkilerin, çalışma biçiminin ve hedeflerin yazılı olmaması veya bu konuda farkındalık bulunmaması risk yaratır.

Büyük işletmelerde yönlendirme komitesinin üzerinde bilgi sistemleri strateji komitesi veya projelerin gözetimi için ayrı proje gözetim komitesi yer alabilir.

Bu yapıların ortak amacı, bilgi sistemleri kararlarının rastlantısal değil, işletme hedeflerine bağlı ve üst yönetim gözetiminde yürütülmesini sağlamaktır.

Bilgi sistemleri ve iş uyumu, yönetişim tanımlarının ortak kavramlarından biridir.

Bu uyum, bilgi sistemleri faaliyetlerinin iş hedeflerini desteklemesi ve iş tarafıyla bilgi sistemlerinin birlikte hareket edebilme yeteneğine sahip olması anlamına gelir.

Söylemesi kolay olsa da uygulaması zordur.

İş tarafının yeni ürün veya önemli faaliyet değişikliği toplantılarına bilgi sistemleri temsilcilerini katmaması, bilgi sistemleri-iş uyumu farkındalığının bulunmaması, bilgi sistemleri tarafının işe katacağı değeri göz ardı ederek en yeni teknolojiye yönelmesi, iletişim eksikliği, değişime direnç ve bilgi sistemlerinin yalnız destek noktası olarak görülmesi uyumu bozan göstergelerdir.

Uyumun kurulmasında insan unsuru teknolojiden önce gelir.

İşin dilinden anlayan bilgi sistemleri çalışanları ile bilgi sistemlerine yatkın iş tarafı çalışanları köprü görevi görebilir.

İş ve bilgi sistemleri tarafının aynı kurum dilini konuşması, hedeflerin ölçülebilir olması, bilgi sistemleri ölçümlerinin iş tarafının anlayacağı biçimde açıklanması, gerektiğinde üçüncü gözden yararlanılması, bilgi sistemleri yönetiminin proaktif biçimde işi anlaması ve çözümleri anlatması, teknoloji trendlerinin izlenmesi, her çalışanın stratejideki rolünü bilmesi ve büyük projelerde iş temsilcilerinin takımda yer alması uyumun güçlenmesine yardım eder.

Kaynak, risk ve performans yönetimi bilgi sistemleri yönetişiminin diğer temel unsurlarıdır.

Bilgi sistemleri iş hedeflerine katkı sağlayan faaliyetleri gerçekleştirirken zaman, insan gücü, teknoloji, malzeme ve para gibi kaynakları kullanır.

Hedeflere ulaşmak için bu kaynakların belirlenmesi, finanse edilmesi, edinimi, tahsisi ve yönetimi gerekir.

Strateji ve planlar hazırlandıktan sonra bilgi sistemleri yüksek maliyetli yatırımlar, bilgi güvenliği zafiyetleri, ihlaller ve artan yasal yükümlülükler nedeniyle çok sayıda riskle karşılaşır.