SPL Yatırım Kuruluşları Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ III-45.1 Konu Anlatımı

III-45.1 sayılı düzenleme, yatırım hizmetlerinin görünmeyen fakat güven için zorunlu olan belge ve kayıt tarafını kurar.

Bir yatırım kuruluşu müşteriden emir alırken, işlem yaparken, nakit tahsil ederken veya elektronik kanaldan hizmet sunarken yalnız ekonomik sonuç üretmez; aynı zamanda bu sonucun hangi müşteri talebine, hangi zamana, hangi kanala ve hangi belgeye dayandığını gösterebilmelidir.

Belge ve kayıt düzeni bu nedenle yatırımcı korunmasının teknik hafızasıdır.

Kayıt yoksa işlem sonradan açıklanamaz, emir sırası denetlenemez, uyuşmazlıkta ispat güçleşir ve muhasebe ile takas süreçleri güvenilirliğini kaybeder.

Düzenleme yatırım kuruluşlarına, yatırım hizmet ve faaliyetleri ile yan hizmetlere ilişkin form ve belgeleri eksiksiz düzenleme ve saklama yükümlülüğü getirir.

Takası merkezi takas kuruluşlarında yapılan sermaye piyasası aracı işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtları takas süresini izleyen ilk iş günü içinde yasal defterlere işlenir.

Diğer sermaye piyasası aracı işlemlerinde ise işlem gününü izleyen ilk iş günü esas alınır.

Muhasebe kayıtları merkezde veya şubelerde tutulabilir; hesapların işleyişinde aracı kurum hesap planı dikkate alınır.

Buradaki amaç, işlem ile defter kaydı arasında kopukluk bırakmamaktır.

Müşteri ilişkisi çerçeve sözleşme ile başlar.

Yatırım kuruluşu, işlem yapmaya başlamadan önce sunacağı faaliyet veya hizmete uygun sözleşmeyi müşteriyle yapar ve müşteriyi tanıma kuralının gereklerini yerine getirir.

Sözleşme en az bir nüsha düzenlenir; müşteriye verilen suretin aslına uygunluğu onaylanır.

Elektronik ortamda kurulan sözleşmelerde fiziki kaşe ve imzalı suret verilmesi gerekmez; fakat sözleşmenin bir suretinin müşteriye verilmesi, elektronik posta adresine iletilmesi veya müşterinin erişip görüntüleyebileceği şekilde sunulması zorunludur.

Böylece elektronik kolaylık, müşterinin sözleşme içeriğine ulaşma hakkını ortadan kaldırmaz.

Çerçeve sözleşmeler elektronik ortamda değiştirilebilir; ancak bunun için müşterinin bu yönteme önceden onay vermiş olması gerekir.

Değişiklikte elektronik imza kullanılabilir ya da müşterinin yatırım kuruluşu tarafından verilen şifreyle elektronik ortama erişmesi ve değişiklikleri okuyup anladığına dair onayını elektronik ortamda vermesi aranır.

Bu yapı, sözleşme değişikliğini tek taraflı bildirim olmaktan çıkarır.

Müşterinin hangi metne, hangi usulle ve hangi anda onay verdiği kayıt altına alınır.

Yatırım hizmetlerinde güven yalnız ilk sözleşme anında değil, sözleşme ilişkisi değiştiğinde de korunur.

Her müşteriye ayrı müşteri numarası tahsis edilir ve bu numara müşteriyle ilgili tüm işlem ve alt hesaplarla ilişkilendirilir.

Müşterinin onayıyla aynı müşteri numarasına bağlı birden fazla hesap açılabilir.

Saklama hesabı açılması ve sicil numarası alınması için yetkili takas ve saklama kuruluşu veya MKK nezdindeki gereklilikler yerine getirilir.

Halka arz nedeniyle talepte bulunanlara hesap açılması zorunlu değildir.

Müşteri adresi, gerçek kişi adı veya tüzel kişi unvanı gibi bilgilerde değişiklik öğrenildiğinde durum ilgili takas ve saklama kuruluşuna veya MKK'ya bildirilir.

Ayrıca bir müşteriye verilmiş müşteri ve hesap numarası, çerçeve sözleşmenin sona ermesinden itibaren on yıl geçmedikçe başka müşteriye verilemez.

Elektronik ortamda sunulan yatırım hizmetleri için kimlik doğrulama özel önem taşır.

Aracı kurumun en az iki bağımsız bileşenden oluşan bir kimlik doğrulama mekanizması uygulaması esastır.

Bu bileşenler müşterinin bildiği, sahip olduğu veya biyometrik karakteristiği olan farklı unsur sınıflarından seçilir.

Bileşenlerin bağımsız olması, birinin ele geçirilmesinin diğerinin güvenliğini tehlikeye atmaması demektir.

Tek kullanımlık doğrulama kodunun müşteriye atanmış gizli anahtarla imzalanması, koddan kimlik doğrulama unsuruna ilişkin bilgi çıkarılamaması ve geçerli başka kodların türetilememesi beklenir.

Uygulama pini veya biyometrik doğrulama üzerinden müşteriye özgü anahtara erişim sağlanması da belirli koşullarda iki bileşenli doğrulama sayılabilir.

Kimlik doğrulama sistemi yalnız doğru müşteriyi tanımakla kalmaz, kötüye kullanımı da sınırlamalıdır.

Başarısız giriş denemeleri belirli sayıyı aşarsa erişim engellenir.

Hatalı müşteri adı veya parolaya ilişkin sistem, saldırgana hangi bilginin yanlış olduğu konusunda yol gösterici açıklama yapmaz.

Hareketsiz oturumlar belirli süre sonra sonlandırılır veya kilitlenir.

Aynı müşteri için aynı anda birden fazla oturum açılmaya çalışıldığında, bilgi güvenliğinden sorumlu personelin onayı bulunan istisnalar dışında buna izin verilmez ve müşteri uyarılır.

Böylece elektronik hizmetlerde işlem güvenliği hem giriş anında hem oturum boyunca sürdürülür.

Yatırım kuruluşlarının düzenlemesi gereken belgeler faaliyet türüne göre değişir.

Nakit alındı ve nakit ödendi belgeleri, müşteri emir formu, türev piyasalar emir takip formu, seans takip formu, işlem sonuç formları, işlem talimat formu, teminat durum raporu, pozisyon limit aşımı raporu ve hesap ekstresi bu belge düzeninin parçalarıdır.

Emir iletimine aracılık kapsamında gişe hizmeti verildiğinde müşteri emir formu ve işlemin niteliğine göre nakit belgesi düzenlenir.

Tezgahüstü işlemlerde müşteri emir formu yerine işlem talimat formu ve aylık hesap ekstresi kullanılır.

Bu ayrım, belge türünün yapılan hizmete göre belirlendiğini gösterir.

Müşteri emirleri yazılı veya sözlü alınabilir.

Telefon, faks, ATM, elektronik ortam veya benzeri yollarla imza alınmaksızın alınan emirler genel hükümler bakımından sözlü emir niteliğindedir.

Telefon emirlerinde ses kayıtları, faks emirlerinde talimat ve ulaşma zamanı, internet ve diğer elektronik emirlerde müşteri bazında IP bilgisi ve elektronik log kayıtları tutulur.

Elektronik veriler gerektiğinde yazılı hale getirilebilir olmalıdır.

Sözlü emre dayanarak işlem yapıldığında emrin varlığını ispat yükü yatırım kuruluşuna aittir.

Buna karşılık işlem gerçekleşmediğini ileri süren müşteri, emir verdiğini ispat etmekle yükümlüdür.

Bu denge, kayıt düzeninin neden bu kadar ayrıntılı olduğunu açıklar.

Emir formlarında zaman önceliği merkezi ilkedir.

Emir, borsaya iletildiği kanal bazında müteselsil sıra numarasıyla kaydedilir ve formda emrin alındığı tarih ile mümkün olan en küçük zaman birimi yer alır.

Yazılı emirlerde elektronik formdan çıktı alınarak müşteri imzası alınır; sözlü emirlerde müşteri imzası aranmadan elektronik müşteri emir formu düzenlenir.

Seans öncesinde ve seans sırasında alınan emirler, kanal bazında zaman önceliğine göre seans takip formuna veya türev piyasalar emir takip formuna aktarılır.