Bilgi Sistemleri ve Muhasebe Bilgi Sisteminin Alt Sistemleri Konu Anlatımı

Bilgi sistemi, işletmenin günlük faaliyetlerinden doğan veriyi kullanılabilir bilgiye dönüştüren örgütlü yapıdır.

Bu yapı yalnızca bilgisayar programlarından oluşmaz; insanlar, belgeler, kayıtlar, onay kuralları, veri tabanları, raporlar, iletişim kanalları ve kontrol noktaları birlikte çalışır.

Muhasebe bilgi sistemi bu bütünün finansal raporlamaya dönük kısmıdır.

Bir satış siparişi, mal kabul tutanağı, ücret bordrosu, banka hareketi veya amortisman hesaplaması ilk anda farklı birimlerde doğabilir; fakat finansal tabloya etki edecekse sonunda muhasebe kayıtlarına bağlanır.

Bu nedenle muhasebe bilgi sistemi, işletmenin diğer bilgi sistemlerinden ayrı duran bir defter tutma alanı değil, finansal sonuçları üreten ana bilgi zinciri olarak düşünülmelidir.

BDS 315, finansal tabloların hazırlanmasıyla ilgili bilgi sistemi ve iletişimin anlaşılmasını risk değerlendirmesinin temel parçalarından biri olarak ele alır.

Bu bakış sınav için öğreticidir, çünkü bilgi sistemi denildiğinde yalnızca yazılımın teknik adı sorulmaz.

İşlemlerin nasıl başlatıldığı, işlem bilgilerinin nasıl kaydedildiği, nasıl işlendiği, gerektiğinde nasıl düzeltildiği, defteri kebire nasıl aktarıldığı ve finansal tablolarda nasıl raporlandığı birlikte incelenir.

İşletmede işlem olmayan olaylar da önemlidir; dava karşılığı, değer düşüklüğü, kur farkı, bilanço sonrası olay veya tahmin değişikliği gibi durumlar da bilgi sisteminde yakalanmalı, işlenmeli ve açıklamalara taşınmalıdır.

Muhasebe bilgi sisteminin alt sistemleri, finansal nitelikli işlemlerin türlerine göre ayrılan bilgi akışlarıdır.

Satış ve alacak alt sistemi müşteri siparişi, sevk, fatura, tahsilat, iade, iskonto ve şüpheli alacak süreçlerini kapsar.

Satın alma ve borç alt sistemi talep, sipariş, mal veya hizmet kabulü, satıcı faturası kontrolü, borç kaydı ve ödeme adımlarını izler.

Stok ve üretim alt sistemi giriş, çıkış, sayım, fire, maliyet yükleme ve mamul oluşumunu finansal bilgiye dönüştürür.

Ücret alt sistemi çalışma süresi, bordro, kesinti, sosyal güvenlik yükümlülüğü ve ödeme kayıtlarını üretir.

Duran varlık alt sistemi edinim, aktifleştirme, amortisman, değer düşüklüğü ve elden çıkarmayı izler.

Kasa, banka, vergi, gider ve dönem sonu alt sistemleri de aynı zincirin parçalarıdır.

Bu alt sistemlerin ortak noktası, her birinin muhasebe kayıtları ve destekleyici kayıtlar üretmesidir.

Bir satış alt sistemi hasılatı ve alacağı etkilerken, stok alt sistemi satılan malın maliyetini etkileyebilir; satın alma alt sistemi borçları ve stok maliyetini, ücret alt sistemi giderleri ve yükümlülükleri, duran varlık alt sistemi amortismanı ve varlık değerini etkiler.

Dolayısıyla bir alt sistemdeki hata başka bir hesap grubunda yanlışlığa yol açabilir.

Örneğin sevk edilen mal faturalanmadıysa hasılat eksik kalabilir; teslim alınmayan mal için satıcı faturası kayda alındıysa borç ve stok fazla görünebilir; çalışan yetkileri yanlış tanımlandıysa sahte veya mükerrer kayıt riski doğabilir.

Bilgi sistemleri manuel, otomatik veya karma biçimde çalışabilir.

Küçük işletmelerde aynı kişi işlemi başlatıp belgeyi düzenleyebilir ve kaydı yapabilir; büyük işletmelerde bu adımlar farklı departmanlara ve farklı uygulamalara ayrılır.

BDS 315’in BT çevresi yaklaşımı bu noktada önemlidir.

BT uygulaması işlemi başlatan, işleyen, kaydeden veya raporlayan programdır; BT altyapısı ağ, işletim sistemi, veri tabanı ve donanım gibi destek unsurlarını içerir; BT süreçleri ise erişim, program değişikliği ve operasyon yönetimi gibi alanları kapsar.

Muhasebe bilgi sistemi değerlendirilirken yalnızca muhasebe fiş ekranına bakmak yetmez; verinin hangi uygulamadan geldiği ve hangi kontrollerle korunduğu da anlaşılmalıdır.

Alt sistemler arasındaki ilişki, defteri kebir ve finansal tablo düzeyinde birleşir.

İşlem önce kendi operasyonel kaynağında oluşur, sonra muhasebe kayıtlarına aktarılır, yardımcı defterlerde ayrıntılanır, defteri kebirde hesap sınıflarına toplanır ve sonunda finansal raporlama sürecine girer.

Bu akışta düzeltme kayıtları, sınıflandırma kararları, kapanış işlemleri ve dipnot açıklamaları ayrıca önem taşır.

Sınavda “bilgi sistemi” kavramı bazen yalnızca veri girişi gibi dar anlaşılır; oysa doğru cevap veri girişi, işleme, saklama, düzeltme, raporlama ve iletişimi birlikte kapsar.

Muhasebe bilgi sisteminin kalitesi finansal tablolardaki yönetim beyanlarıyla doğrudan ilgilidir.

Tamlık, gerçekleşen tüm işlemlerin kayda alınmasını; doğruluk, tutar ve hesaplamaların hatasız olmasını; geçerlilik, kaydedilen işlemin gerçekten işletmeye ait ve ekonomik olarak anlamlı olmasını; sınıflandırma, doğru hesaba aktarımı; dönem ayırımı, doğru raporlama dönemini ifade eder.

Her alt sistem bu iddialardan bir veya birkaçını etkiler.

Satış alt sisteminde eksik fatura tamlık sorununa, yanlış fiyat doğruluk sorununa, yetkisiz satış geçerlilik sorununa yol açabilir.

Bilgi sistemi ve iletişim birlikte düşünülmelidir.

Finansal raporlamaya ilişkin görev ve sorumluluklar personele açık iletilmezse, iyi tasarlanmış bir uygulama bile yanlış kullanılabilir.

Yönetim, üst yönetimden sorumlu olanlar, muhasebe birimi, BT personeli ve düzenleyici taraflarla iletişim akışları belirsizse raporlama süreci zayıflar.

Bu nedenle alt sistemler yalnızca kayıt üreten teknik alanlar değil, görev ayrılığı, onay, mutabakat, rapor dağıtımı ve sorumluluk bildirimleriyle çalışan süreçlerdir.

Sınavda dikkat edilmesi gereken temel karşılaştırma genel bilgi sistemi ile muhasebe bilgi sistemi arasındadır.

Genel bilgi sistemi işletmenin tüm karar süreçlerine hizmet edebilir; muhasebe bilgi sistemi finansal kayıt ve raporlama sonucuna odaklanır.

Ancak bu odak dar bir alan anlamına gelmez, çünkü finansal bilgi satıştan üretime, stoktan insan kaynaklarına kadar pek çok alt sistemden beslenir.

Bir diğer tuzak, alt sistemleri yalnızca belge isimleriyle eşleştirmektir.

Belge önemlidir, fakat asıl sınav mantığı belgenin hangi işlem akışını başlattığı, hangi kaydı desteklediği, hangi kontrole bağlandığı ve finansal tabloyu nasıl etkilediğidir.

Bu zinciri kuran aday, muhasebe bilgi sisteminin alt sistemlerini ezberden değil, raporlama mantığından hareketle cevaplar.

Bir başka önemli nokta, alt sistemlerin denetim ve yönetim açısından farklı risk yoğunluklarına sahip olmasıdır.

Nakit tahsilat ve ödeme süreçlerinde varlıkların kötüye kullanılması riski öne çıkarken, dönem sonu düzeltmelerinde tahmin, sınıflandırma ve açıklama riski artar.

Stok ve üretim alt sisteminde miktar hareketleri ile maliyet hesaplamaları birlikte izlenmediğinde finansal tablo hem varlık hem gider yönünden etkilenebilir.

Ücret alt sisteminde personel listesi, çalışma bilgisi ve ödeme kaydı arasında bağ kurulmazsa hem gider hem borç yanlışlığı doğabilir.