Muhasebe Bilgi Sisteminin Tanımı ve Kapsamı Konu Anlatımı

Muhasebe bilgi sistemi, işletmede ortaya çıkan ekonomik olayların finansal raporlamada kullanılabilir bilgiye dönüştürüldüğü düzeni ifade eder.

Bu düzen yalnızca muhasebe programından ibaret değildir.

Bir işlemin başlatılması, belgeye bağlanması, kayda alınması, işlenmesi, gerektiğinde düzeltilmesi, defteri kebire aktarılması, finansal tablo hesaplarına yansıtılması ve açıklamalarla birlikte raporlanması aynı sistemin parçalarıdır.

Satış, alış, tahsilat, ödeme, ücret, amortisman, karşılık, değer düşüklüğü veya dipnot açıklaması gerektiren bir olay bu sistemden geçerek finansal tablo bilgisini oluşturur.

Bu nedenle muhasebe bilgi sistemi, muhasebe tekniği ile iç kontrol mantığının kesiştiği alandır.

BDS 315, denetçinin finansal tabloların hazırlanmasıyla ilgili bilgi sistemi ve iletişim hakkında kanaat edinmesini ister.

Bu yaklaşım, sistemin kapsamını sınav açısından netleştirir.

Denetçi; önemli işlem sınıfları, hesap bakiyeleri ve açıklamalar bakımından bilgi akışının nasıl gerçekleştiğini anlamaya çalışır.

İşlemler nasıl başlatılıyor, işlemle ilgili bilgi nasıl kaydediliyor, nasıl işleniyor, hatalı bilgi gerektiğinde nasıl düzeltiliyor, kayıtlar defteri kebire nasıl aktarılıyor ve finansal tablolarda nasıl raporlanıyor soruları sistemin omurgasını oluşturur.

Bu sorulara verilen cevaplar, işletmenin finansal raporlamayı hangi süreçle ürettiğini gösterir.

Muhasebe bilgi sistemi yalnızca işlem akışlarını kapsamaz.

İşlemler dışındaki olay ve şartlara ilişkin bilgilerin nasıl kayıt altına alındığı, işlendiği ve finansal tablolarda nasıl açıklandığı da sistemin içindedir.

Örneğin bir karşılık ayrılması, değer düşüklüğü testi, dava riski açıklaması veya dönem sonu düzeltmesi doğrudan bir satış faturası gibi başlamayabilir; buna rağmen finansal tabloları etkileyen bilgi üretir.

Bu nedenle sistemi yalnızca günlük belge girişleriyle sınırlamak yanlıştır.

Dönem sonu muhasebe işlemleri, tahminler, sınıflandırmalar ve açıklama süreçleri de muhasebe bilgi sisteminin kapsamına girer.

Sistemin unsurları birkaç başlıkta toplanabilir.

Muhasebe kayıtları ve defteri kebir, finansal tablo hesaplarının teknik altyapısını oluşturur.

Faturalar, sözleşmeler, bordrolar, banka dekontları, mutabakat belgeleri ve diğer destekleyici kayıtlar bilginin kaynağını ve izlenebilirliğini sağlar.

Hesap planı, kayıt kuralları, onay adımları, düzeltme prosedürleri ve raporlama takvimi bilgi işleme politikasını oluşturur.

İnsan unsuru da sistemin vazgeçilmez parçasıdır; çünkü görev ve sorumluluklar belirlenmeden bilgi akışı güvenilir olamaz.

BT çevresi ise kullanılan uygulamalar, veri tabanları, erişim yapıları, program değişiklikleri, raporlama araçları ve bunları destekleyen teknoloji süreçlerini kapsar.

Bilgi sistemi ve iletişim birlikte değerlendirilir.

Çünkü iyi tasarlanmış bir kayıt süreci, görev ve sorumluluklar doğru iletilmiyorsa sağlıklı işlemez.

Finansal raporlamaya ilişkin roller işletme içindeki kişiler arasında açık olmalıdır.

Yönetim ile üst yönetimden sorumlu olanlar arasında, ayrıca düzenleyici kurumlar gibi işletme dışı taraflarla finansal raporlamayı ilgilendiren önemli hususların nasıl paylaşıldığı da önemlidir.

İletişim, yalnızca bilginin gönderilmesi değil, doğru kişinin doğru zamanda doğru sorumluluğu bilmesi anlamına gelir.

Örneğin dönem kapanışında hangi mutabakatın kimin tarafından yapılacağı belirsizse sistemin çıktısı zayıflayabilir.

Muhasebe bilgi sisteminin amacı, geçerli finansal raporlama çerçevesine uygun finansal tabloların hazırlanmasını desteklemektir.

Bu amaç üç temel kalite beklentisiyle anlaşılabilir.

Bilgi tam olmalıdır; kayda girmesi gereken işlem veya olay dışarıda kalmamalıdır.

Bilgi doğru olmalıdır; tutar, tarih, hesap, taraf ve sınıflandırma gerçeğe uygun işlenmelidir.

Bilgi geçerli olmalıdır; kayda alınan işlem gerçekten gerçekleşmiş, işletmeyle ilgili ve yetkili olmalıdır.

Denetim dilinde bilgi işleme kontrolleri, işletmenin bilgi politikalarının etkin uygulanmasını destekleyen prosedürlerdir ve bilginin bütünlüğüne yönelik riskleri azaltmayı hedefler.

Bilgi işleme kontrolleri otomatik veya manuel olabilir.

Otomatik kontroller, örneğin sistemin yetkisiz kullanıcıya kayıt yaptırmaması, zorunlu alanları boş bırakmaya izin vermemesi veya limit aşan işlemi onaya yönlendirmesi şeklinde çalışabilir.

Manuel kontroller ise girdi kontrolü, çıktı kontrolü, mutabakat, gözden geçirme veya belge onayı biçiminde görülebilir.

Bu kontroller başka kontrollerle birlikte çalışabilir; özellikle genel BT kontrolleri otomatik kontrollerin güvenilirliğini destekler.

Program değişiklikleri kontrolsüz yapılıyorsa veya erişim yetkileri düzgün yönetilmiyorsa, uygulama içindeki otomatik kontrolün varlığı tek başına yeterli güvence sağlamaz.

BT çevresi, muhasebe bilgi sisteminin modern işletmelerdeki en kritik bileşenlerinden biridir.

BDS 315, BT çevresini faaliyetleri destekleyen uygulamalar, BT altyapısı, BT süreçleri ve bu süreçlerde görev alan personel bağlamında ele alır.

İşletmenin birden fazla eski sisteme sahip olması, sistemlerin birbiriyle iyi entegre olmaması, barındırma hizmetinin dış sağlayıcıdan alınması veya bir grup içinde paylaşımlı hizmet merkezi kullanılması bilgi akışını karmaşıklaştırabilir.

Karmaşıklık arttıkça hata, yetkisiz erişim, eksik aktarım veya yanlış raporlama riski de artabilir.

Buna karşılık küçük ve daha az karmaşık işletmelerde denetçinin sistem hakkında edineceği kanaatin kapsamı daha dar olabilir; ancak sistemin anlaşılması yükümlülüğü ortadan kalkmaz.

Muhasebe bilgi sistemi ile iç kontrol sistemi arasında yakın ilişki vardır.

İç kontrol sistemi finansal raporlamanın güvenilirliği, faaliyetlerin etkinliği ve mevzuata uygunluk amaçlarına hizmet eder; bilgi sistemi ve iletişim bu sistemin bileşenlerinden biridir.

Kontrol çevresi, risk değerlendirme süreci, izleme süreci ve kontrol faaliyetleriyle birlikte çalışır.

Örneğin yetki-sorumluluk dağılımı zayıfsa bilgi sistemi doğru tasarlansa bile kayıtlar hatalı veya yetkisiz oluşabilir.

İzleme süreci işlemeyen kontrolleri fark etmiyorsa aynı hata sürekli tekrarlanabilir.

Bu yüzden muhasebe bilgi sistemi bağımsız bir teknik araç değil, iç kontrol mimarisinin finansal raporlama verisini taşıyan bölümüdür.

Sınavda kavramlar arasındaki ayrımlar önemlidir.

Muhasebe bilgi sistemi, muhasebe bilgi teknolojisiyle aynı şey değildir; BT sistemin yalnızca bir parçasıdır.

Muhasebe kaydı, sistemin çıktılarından veya ara ürünlerinden biridir; sistemin tamamı değildir.

Finansal raporlama süreci, muhasebe bilgi sisteminin son aşamasına yakındır ama destekleyici belgelerden açıklamalara kadar gelen tüm akışı kapsamazsa eksik kalır.

İç kontrol ise daha geniş bir şemsiye kavramdır; bilgi sistemi ve iletişim bu şemsiyenin bileşeni olarak düşünülmelidir.

Bu ayrımları bilmek, tanım sorularında seçenek eleme gücü sağlar.

Pratik çözüm mantığı şöyle kurulmalıdır: önce işlem veya olayın sisteme giriş noktası belirlenir, sonra kayda alınma ve işlenme adımları izlenir, ardından defteri kebir ve finansal tabloya aktarım kontrol edilir.

Eğer sorun hiç kayda girmeyen işlemse tamlık problemi, yanlış tutarla kaydedilen işlemse doğruluk problemi, gerçekte olmayan veya yetkisiz işlemse geçerlilik problemi ön plandadır.

Düzeltme kayıtları ve açıklamalar unutulmamalıdır; çünkü finansal tablo yalnızca ilk kayıtların toplamı değildir.