Muhasebe Bilgi Sisteminde İç Kontrol Konu Anlatımı

Muhasebe bilgi sisteminde iç kontrol, finansal bilginin güvenilir biçimde üretilmesini sağlayan kurallar, süreçler, kontroller ve sorumluluk düzenidir.

Bu kavram yalnızca hata bulmak için yapılan son kontrol değildir.

İşlem doğmadan önce yetki sınırlarını belirler, işlem sırasında belge ve kayıt düzenini yönetir, işlemden sonra mutabakat ve izleme yoluyla yanlışlıkları ortaya çıkarır.

BDS 315 iç kontrol sistemini finansal raporlamanın güvenilirliği, faaliyetlerin etkinliği ve mevzuata uygunluk amaçlarıyla ilişkilendirir.

Bu nedenle muhasebe bilgi sistemindeki iç kontrol, hem işletme yönetiminin ihtiyaç duyduğu bilgiyi hem de dış raporlama için hazırlanan finansal tabloları etkiler.

İç kontrol sisteminin beş bileşeni vardır: kontrol çevresi, işletmenin risk değerlendirme süreci, iç kontrol sistemini izleme süreci, bilgi sistemi ve iletişim, kontrol faaliyetleri.

Bu bileşenler ayrı başlıklar gibi görünse de muhasebe bilgi sisteminde birlikte çalışır.

Kontrol çevresi, yönetimin dürüstlük, yetkinlik, görev dağılımı ve sorumluluklara verdiği önemi gösterir.

Risk değerlendirme süreci, hangi işlemlerde yanlışlık riskinin yüksek olduğunu belirler.

İzleme süreci, kontrollerin çalışıp çalışmadığını ve eksikliklerin giderilip giderilmediğini takip eder.

Bilgi sistemi ve iletişim, işlemlerin kayda ve rapora dönüşmesini sağlar.

Kontrol faaliyetleri ise onay, mutabakat, fiziksel koruma, görev ayrılığı ve erişim sınırlaması gibi somut uygulamalardır.

Muhasebe bilgi sistemi bakımından iç kontrolün en temel amacı bilginin tamlığı, doğruluğu ve geçerliliğidir.

Tamlık, gerçekleşen tüm işlemlerin kayda alınmasını gerektirir; eksik fatura, işlenmeyen tahsilat veya kayda geçmeyen stok çıkışı tamlık sorununa örnektir.

Doğruluk, tutarların, miktarların, hesaplamaların ve sınıflandırmanın hatasız olmasını ister.

Geçerlilik ise kaydedilen işlemin gerçek, yetkili ve işletmeyle ilgili olmasını ifade eder.

Sahte belgeye dayanan kayıt veya yetkisiz ödeme geçerlilik sorununu gündeme getirir.

Sınavda bu üç kavram sık karıştırılır; eksik kayıt tamlık, yanlış tutar doğruluk, hayali işlem geçerlilik meselesidir.

Kontrol faaliyetleri muhasebe bilgi sisteminin günlük işleyişinde görünür hale gelir.

Satış işleminin kredi limiti kontrolünden geçmesi, satın alma siparişinin yetkili kişi tarafından onaylanması, mal kabulü ile satıcı faturasının karşılaştırılması, banka hesaplarının düzenli mutabakatı, kasa sayımı, stok sayım farklarının araştırılması ve dönem sonu düzeltmelerinin gözden geçirilmesi kontrol faaliyetidir.

Bu faaliyetlerin bazıları önleyicidir; örneğin sistem yetkisiz kullanıcının ödeme emri oluşturmasını engeller.

Bazıları tespit edicidir; örneğin banka mutabakatı hatalı veya eksik kaydı ortaya çıkarır.

Bazıları düzelticidir; örneğin yanlış hesaba alınan giderin düzeltme kaydıyla doğru sınıfa taşınması gerekir.

BT kullanılan muhasebe sistemlerinde iç kontrol iki katmanlı düşünülmelidir.

Bilgi işleme kontrolleri, belirli bir işlem veya bilginin uygulama içinde doğru işlenmesine yöneliktir.

Zorunlu alan kontrolü, mükerrer fatura numarası uyarısı, yetki limitine göre onay akışı, otomatik KDV hesaplaması veya ödeme tarihi kontrolü bu tür kontrollerin örnekleridir.

Genel BT kontrolleri ise uygulamaların güvenilir çalışmasını destekleyen daha geniş kontrollerdir.

Kullanıcı erişimlerinin yönetilmesi, program değişikliklerinin onaylanması, veri tabanı yedekleri, sistem operasyonları ve logların korunması bu gruba girer.

Uygulama kontrolü doğru tasarlansa bile genel BT kontrolleri zayıfsa kullanıcı yetkileri kötüye kullanılabilir veya veri bütünlüğü bozulabilir.

Görev ayrılığı iç kontrolün klasik fakat hâlâ kritik aracıdır.

Aynı kişinin işlemi başlatması, onaylaması, kaydetmesi, varlığı elinde bulundurması ve mutabakatı yapması hata ve hile riskini artırır.

Küçük işletmelerde görev ayrılığı tam sağlanamayabilir; bu durum iç kontrolün imkânsız olduğu anlamına gelmez, fakat telafi edici kontroller gerektirir.

Yönetici incelemesi, bağımsız mutabakat, sıra numaralı belge takibi, sistem loglarının gözden geçirilmesi ve beklenmeyen sayımlar bu boşluğu azaltabilir.

Sınavda “küçük işletmede iç kontrol yoktur” gibi kesin ifadeler genellikle yanlıştır; doğru yaklaşım, kontrollerin biçiminin işletmenin büyüklüğüne göre değişebileceğini kabul etmektir.

İç kontrolün hukuki ve mesleki çerçevesi de önemlidir.

Vergi mevzuatı defter, belge, muhafaza ve ibraz yükümlülükleriyle kayıt düzeninin temelini kurar.

Denetim standartları ise denetçinin finansal tablolarla ilgili önemli yanlışlık risklerini değerlendirirken işletmenin iç kontrol sistemini anlamasını ister.

Bu iki alan birbirini tamamlar: mevzuat hangi belgelerin ve kayıtların korunacağını belirlerken, iç kontrol bu belgelerin doğru, zamanında ve yetkili biçimde oluşmasına yardımcı olur.

Ancak iç kontrol finansal tablolar hakkında mutlak güvence sağlamaz.

İnsan hatası, yönetimin kontrolleri aşması, gizli anlaşma, sistem arızası veya yanlış tasarım nedeniyle kontrol çalışmayabilir.

Muhasebe bilgi sisteminde izlenebilirlik özel önem taşır.

Bir finansal tablo kaleminin hangi yevmiye kaydından, o kaydın hangi yardımcı defterden, hangi belgeden ve hangi işlem onayından geldiği geriye doğru izlenebilmelidir.

Bu iz, denetim kanıtı toplama, vergi incelemesi, hata düzeltme ve yönetim raporlaması açısından gereklidir.

İzlenebilirliğin zayıf olduğu sistemlerde doğru sonuç tesadüfe kalır; bir kayıt tutsa bile kaynağı açıklanamıyorsa güvenilirliği azalır.

Elektronik sistemlerde log kayıtları, belge numaraları, kullanıcı yetkileri ve zaman damgaları bu nedenle kontrolün parçası haline gelir.

Sınav açısından iç kontrol sorularında üç tuzağa dikkat edilmelidir.

Birincisi, iç kontrol ile bağımsız denetimi aynı şey saymaktır; iç kontrol işletmenin kendi sistemi, bağımsız denetim ise dışarıdan yürütülen güvence çalışmasıdır.

İkincisi, kontrol faaliyetlerini iç kontrolün tamamı sanmaktır; oysa kontrol çevresi, risk değerlendirme, izleme, bilgi sistemi ve iletişim de bileşendir.

Üçüncüsü, BT otomasyonunu kendiliğinden güvenilirlik kabul etmektir; otomatik kontrol yalnızca doğru tasarlanmış, doğru yetkilendirilmiş ve değişiklikleri yönetilmişse güven verir.

Muhasebe bilgi sisteminde iyi iç kontrol, işlem akışını yavaşlatmak için değil, doğru finansal bilginin zamanında ve kanıtlanabilir biçimde üretilmesi için vardır.

Prosedür olarak sağlam bir muhasebe iç kontrolü önce riskli işlem alanını tanımlar, sonra bu riske uygun kontrolü yerleştirir ve sonunda kontrolün çalışıp çalışmadığını izler.

Örneğin satışlarda sahte müşteri riski varsa müşteri açılışı yetkilendirilir; tahsilatın eksik kaydı riski varsa banka mutabakatı yapılır; stokların kaybolması riski varsa sayım ve ambar yetkileri düzenlenir.

Kontrolün tasarlanmış olması tek başına yeterli değildir.

Uygulanmayan, belgelenmeyen veya kim tarafından yapıldığı belli olmayan kontrol sınav mantığında zayıf kontroldür.