SPL Yatırım Kuruluşları Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ III-45.1 Konu Anlatımı

III-45.1 sayılı Tebliğ, yatırım hizmetlerinde hukuki ilişkinin izlenebilir olmasını sağlayan belge ve kayıt düzenini kurar.

Sermaye piyasasında yatırım kuruluşu ile müşteri arasında çoğu işlem elektronik ortamda, kısa sürelerde ve yüksek finansal sonuç doğuracak biçimde gerçekleşir.

Bu nedenle yalnız işlemin yapılması yeterli görülmez; emrin nasıl alındığı, müşterinin hangi riskleri kabul ettiği, hangi hesap numarasıyla işlem yaptığı, hangi varlıkların saklandığı ve sonradan uyuşmazlık çıkarsa hangi kayda bakılacağı önceden belirlenir.

Tebliğ, işlemlerin muhasebe kayıtlarına dayanak olacak form ve belgelerin eksiksiz düzenlenmesini ve saklanmasını ister.

Takası merkezi takas kuruluşlarında yapılan sermaye piyasası aracı işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtları takas süresini izleyen ilk iş günü içinde, diğer işlemlere ilişkin kayıtlar ise işlemin gerçekleştiği günü izleyen ilk iş günü içinde yasal defterlere işlenir.

Belge düzeninin başlangıç noktası müşteriyle kurulan çerçeve sözleşmedir.

Yatırım kuruluşu, işlem yapmaya başlamadan önce sunacağı hizmete uygun sözleşmeyi yapmalı ve müşteriyi tanıma kuralının gereklerini yerine getirmelidir.

Fiziki sözleşmede müşteriye suret verilmesi, kuruluşta kalan asıl üzerinde bu teslimin gösterilmesi ve imza düzeninin korunması gerekir.

Elektronik ortamda kurulan sözleşmelerde ise kaşe ve ıslak imza mantığı yerini güvenli elektronik ilişki kurma, müşterinin sözleşmeye erişebilmesi ve gerektiğinde elektronik posta veya benzeri yöntemlerle sözleşme nüshasına ulaşabilmesi esasına bırakır.

Sözleşme değişikliklerinin elektronik ortamda yapılabilmesi için müşterinin buna önceden onay vermesi ve değişikliği okuyup anladığını elektronik ortamda teyit etmesi gerekir.

Bu kurallar, elektronik işlem kolaylığının müşteri iradesini belirsiz hale getirmesini önlemeye yöneliktir.

Her müşteriye ayrı müşteri numarası verilmesi, kayıt sisteminin omurgasıdır.

Aynı müşterinin birden fazla hesabı olabilir; fakat bu hesaplar müşteri numarasıyla ilişkilendirilir.

Saklama hesabı açılması ve sicil numarası alınması gereken hallerde takas, saklama kuruluşu ve MKK bağlantıları doğru kurulmalıdır.

Müşteri adı, unvanı veya adres bilgilerindeki değişikliklerin öğrenilmesi halinde ilgili kuruluşlara bildirim yapılması gerekir.

Ayrıca sona ermiş bir çerçeve sözleşmeye bağlı müşteri ve hesap numarasının belirli süre geçmeden başka bir müşteriye verilmemesi, eski işlemlerle yeni işlemlerin karışmasını önler.

Halka arz talepleri bakımından hesap açma zorunluluğunun bulunmaması ise belge düzeninin her işlem türüne aynı yoğunlukta uygulanmadığını, faaliyetin niteliğine göre ayrım yapıldığını gösterir.

Kimlik doğrulama ve işlem güvenliği, özellikle telefon, internet ve diğer uzaktan iletişim kanallarıyla verilen emirlerde belirleyicidir.

Kuruluş, müşterinin gerçekten kim olduğunu ve emrin müşteri iradesine dayandığını gösterebilecek mekanizmalar kurmalıdır.

Müşteri emirleri yazılı, sözlü, telefonla, elektronik ortamda veya benzeri iletişim araçlarıyla alınabilir; fakat hangi kanaldan alınırsa alınsın emrin zamanı, içeriği, müşterisi ve yerine getirilme durumu sonradan izlenebilmelidir.

Emir formu, seans takip formu, işlem sonuç formu ve benzeri belgeler, sadece bürokratik evrak değildir; müşteri ile kuruluş arasında çıkan uyuşmazlıkta işlemin ne zaman, hangi talimatla ve hangi şartlarda yapıldığını gösteren ispat araçlarıdır.

Risk bildirim formları da aynı mantığa hizmet eder.

Kaldıraçlı işlem, türev araç veya diğer riskli faaliyetlerde müşteri, işlemden önce ürünün doğasını ve zarar ihtimalini anlayacak biçimde bilgilendirilmelidir.

Hesap ekstresi gönderimi, müşterinin kendi işlemlerini düzenli kontrol edebilmesini sağlar.

Müşteri hesabı bulunan yatırım kuruluşları, yatırım hizmetleri ve yan hizmetlerle ilgili ekstreleri aylık dönemler itibarıyla ve izleyen beş iş günü içinde müşteriye ulaştırır.

Müşterinin talebiyle elektronik posta yoluyla gönderim veya elektronik erişim sağlanabilir.

Ekstrede dönem içinde alınan ve satılan sermaye piyasası araçları, nakit hareketleri, varlık bakiyeleri, borçlar ve diğer ilgili bilgiler yer alır.

Kaldıraçlı alım satım işlemlerinde müşterilere kar zarar, teminat ve açık pozisyon bilgilerine erişim sağlanması ayrıca önem taşır.

Türev araç işlemlerinde de açık pozisyonların ve teminatların takibi, takas kurumu ile mutabakat ve müşteri bilgilendirmesi belge düzeninin risk yönetimiyle birleştiği alandır.

Saklama hükümleri, müşteriye ait varlıkların kuruluş varlıklarından ayrıştırılarak izlenmesini gerektirir.

Saklamaya yetkili yatırım kuruluşları müşteri varlıklarına ilişkin detaylı kayıt tutar, periyodik mutabakat yapar ve kayıtların müşteri bazında doğruluğunu sağlamaya çalışır.

Belgelerin saklanması yalnız kağıt arşiv anlamına gelmez; elektronik kayıtların güvenli, erişilebilir ve değiştirilemez nitelikte korunması da aynı amaca hizmet eder.

Müşteri şikayetlerine ilişkin kayıtların tutulması, veri depolama kuruluşuna yapılacak bildirimler ve bankaların belge kayıt düzenine ilişkin özel hükümler bu yapıyı tamamlar.

Böylece III-45.1 sayılı Tebliğ, yatırım kuruluşunun müşteriyle temas ettiği her aşamada bir iz bırakmasını ister.

Bu iz, denetim, müşteri korunması, uyuşmazlık çözümü ve piyasa güveni bakımından sermaye piyasası faaliyetinin ayrılmaz parçasıdır.

Tebliğin sınav açısından zor tarafı, belge adlarını tek tek saymaktan çok hangi belgenin hangi riski karşıladığını kavramaktır.

Çerçeve sözleşme hukuki ilişkinin temelini, müşteri numarası kayıtların kişiye bağlanmasını, emir kayıtları işlem talimatının ispatını, risk bildirimleri müşterinin bilgilendirilmesini, hesap ekstresi düzenli kontrol imkanını, saklama kayıtları ise varlıkların güvenli izlenmesini sağlar.

Kaldıraçlı ve türev işlemlerde anlık veya düzenli bildirimlerin ayrıca vurgulanması, bu ürünlerde zararın hızlı büyüyebilmesinden kaynaklanır.

Şikayet kayıtları geçmiş uyuşmazlıkların izlenmesine, veri depolama bildirimi ise piyasa gözetimine hizmet eder.

Bu nedenle belge düzeni, yalnız arşiv görevi değil, yatırım kuruluşunun özen borcunu görünür kılan ve müşterinin işlem geçmişini denetlenebilir hale getiren bir koruma mekanizmasıdır.

Örnek olarak müşteri bir telefon emri verdiğinde yalnız emrin piyasaya iletilmesi yeterli değildir; kimlik doğrulaması, emrin ses veya elektronik kayıtla ispatlanması, işlem sonucunun müşteriye bildirilebilmesi ve hesap ekstresinde görülebilmesi gerekir.

Müşteri daha sonra emrin kendisine ait olmadığını veya farklı fiyattan iletilmesi gerektiğini ileri sürerse, yatırım kuruluşunun düzenli kayıt sistemi bu iddiayı değerlendirmeyi sağlar.

Benzer biçimde saklama hizmetinde müşteri varlıklarının kurum varlıklarından ayrı izlenmesi, kuruluşun mali sorunu olsa bile müşteriye ait hakların tespitine yardımcı olur.

Bu yüzden belge ve kayıt düzeni, sermaye piyasası işlemlerinin hızını yavaşlatan formalite değil, hızlı işlemi sonradan denetlenebilir kılan zorunlu altyapıdır.