SPL Yatırım Kuruluşları Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ III-45.1 Konu Anlatımı

III-45.1 sayılı Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Tebliği, yatırım kuruluşlarının müşteriyle kurduğu işlem ilişkisinin yazılı ve elektronik izini düzenler.

Tebliğin dayanağı, yatırım hizmet ve faaliyetleri ile yan hizmetlerin sunumunda uygulanacak ilke ve esasları belirleme yetkisini Kurula veren sermaye piyasası mevzuatıdır.

Bu çerçevede konu, yalnızca hangi formun düzenleneceği meselesi değildir.

Asıl amaç, müşteri emrinin alınmasından işlemin sonuçlandırılmasına, müşteriye bildirime ve kayıtların saklanmasına kadar her adımın sonradan denetlenebilir ve ispatlanabilir olmasını sağlamaktır.

Tebliğin ilk uygulama alanı, yatırım kuruluşlarının muhasebe kayıtlarına dayanak olan form ve belgeleri eksiksiz düzenleme, saklama ve işlemleri yasal defterlerine zamanında işleme yükümlülüğüdür.

Takası merkezi takas kuruluşlarında yapılan sermaye piyasası aracı işlemlerinde muhasebe kayıtları takas süresini izleyen ilk iş günü içinde, diğer sermaye piyasası aracı işlemlerinde ise işlemin gerçekleştiği günü izleyen ilk iş günü içinde yasal defterlere işlenir.

Yatırım kuruluşları muhasebe kayıtlarını merkez veya şubelerinde tutar ve aracı kurum hesap planını esas alır.

Bu düzen, işlemin ekonomik sonucu ile belge düzeninin birbirinden kopmamasını sağlar.

Müşteriyle işlem yapılmadan önce çerçeve sözleşme kurulması ve müşteriyi tanıma yükümlülüğünün yerine getirilmesi gerekir.

Sözleşmenin bir sureti müşteriye verilir; yatırım kuruluşunda kalan asıl nüsha üzerinde müşterinin sureti aldığına ilişkin ibare ve imza bulunur.

Elektronik ortamda kurulan çerçeve sözleşmelerde ise fiziki kaşe ve imzalı suret verme zorunluluğu yoktur; ancak sözleşmenin bir suretinin müşteriye verilmesi, elektronik posta adresine iletilmesi veya müşterinin sözleşmeye elektronik ortamda erişip görüntüleyebilmesi sağlanır.

Çerçeve sözleşmenin elektronik ortamda değiştirilmesi için müşterinin bu değişiklik yöntemine önceden onay vermesi ve değişiklikleri okuyup anladığına ilişkin elektronik onayının alınması gerekir.

Müşteri hesap numarası, belge ve kayıt düzeninin omurgalarından biridir.

Çerçeve sözleşme imzalanan her müşteriye yatırım kuruluşları mevzuatına uygun ayrı bir müşteri numarası tahsis edilir.

Bu numaraya bağlı olarak müşterinin onayıyla birden fazla hesap açılabilir ve numara müşterinin tüm işlem ve alt hesaplarıyla ilişkilendirilir.

Saklama hesabı ve MKK sicil numarası bakımından ilgili takas ve saklama düzenlemelerine uyulur.

Halka arz işlemleri nedeniyle talepte bulunanlar için hesap açılması zorunlu değildir.

Bir müşteriye verilen müşteri ve hesap numarasının, çerçeve sözleşmenin sona ermesinden itibaren on yıl geçmeden başka bir müşteriye verilememesi, kayıt sürekliliğini ve geriye dönük izlenebilirliği koruyan önemli bir kuraldır.

Elektronik ortamda sunulan yatırım hizmetlerinde kimlik doğrulama ve işlem güvenliği ayrıca düzenlenir.

Aracı kurum, birbirinden bağımsız en az iki bileşenden oluşan bir kimlik doğrulama mekanizması uygular.

Bu bileşenler müşterinin bildiği, sahip olduğu veya biyometrik bir karakteristiği olan unsur sınıflarından farklı ikisine dayanır.

Tek kullanımlık doğrulama kodunun taklit edilememesi, koddan kimlik doğrulama unsurlarına ilişkin bilgi çıkarılamaması ve bilinen bir koddan yeni kod türetilememesi gerekir.

Mobil uygulama PIN'i veya biyometrik unsur, müşteriye özgü şifreleme anahtarına erişimi sağlayıp bu anahtar üzerinden eşsiz bilginin çevrim içi doğrulanmasına imkan veriyorsa iki bileşenli doğrulama şartını karşılayabilir.

Tebliğin belge sistemi, faaliyetin türüne göre farklı formlar öngörür.

Nakit alındı ve nakit ödendi belgeleri, müşteri emir formu, türev piyasalar emir takip formu, seans takip formu, işlem sonuç formu, türev araç işlem sonuç formu, kaldıraçlı alım satım işlem sonuç formu, işlem talimat formu, türev piyasalar teminat durum raporu, pozisyon limit aşımı raporu ve aylık hesap ekstresi bu kapsamda sayılır.

Emir iletimine aracılık kapsamında gişe hizmetinde müşteri emir formu ile işlemin niteliğine göre nakit belgesi düzenlenir.

Tezgahüstü işlemlerde müşteri emir formu yerine işlem talimat formu ve aylık hesap ekstresi kullanılır.

Böylece borsa işlemleri, türev işlemler, kaldıraçlı işlemler ve tezgahüstü işlemler aynı mantık altında fakat farklı kayıt araçlarıyla izlenir.

Müşteri emirleri yazılı veya sözlü alınabilir.

Telefon, faks, ATM, internet ya da benzeri yollarla imza alınmadan verilen emirler genel hükümler bakımından sözlü emir niteliğindedir.

Telefon emirlerinde ses kayıtları, faks emirlerinde talimat ve zaman bilgileri, internet ve diğer elektronik emirlerde tarih, zaman, müşteri bazında IP numaraları ve emri veren kaynağı gösterecek elektronik log kayıtları tutulur.

Sözlü alım satım emirlerine dayanılarak yapılan işlemlerde sözlü emrin varlığını ispat yükü yatırım kuruluşundadır; buna karşılık alım veya satım emri verdiği halde işlem yapılmadığını ileri süren müşteri emri verdiğini ispatlamakla yükümlüdür.

Bu ayrım, ispat yükünün olay türüne göre nasıl dağıldığını gösterir.

Emir formlarında müşteri ve hesap numarası, müşteri veya vekil bilgisi, sıra numarası, sermaye piyasası aracı, emir tipi, iletim şekli, alım veya satım niteliği, fiyat ya da nominal değer, miktar, emrin alınma ve iletilme zamanı, seans ve geçerlilik süresi, emri alan görevli, emir iletilen yatırım kuruluşu, işlem yapılacak borsa, pazar, takas kurumu ve para birimi gibi unsurlar bulunur.

Türev araç emirlerinde sözleşmenin adı veya işlem kodu, sözleşme adedi ve hesap tipi gibi türev piyasaya özgü unsurlar ayrıca yer alır.

Yazılı emirlerde elektronik formun yazılı örneği alınarak müşteri imzası sağlanır; sözlü emirlerde ise imza aranmadan elektronik form düzenlenir.

Zaman damgasının mümkün olan en küçük birimde tutulması, emir önceliği ve uyuşmazlık çözümü açısından kritik önemdedir.

Tezgahüstü işlemlerde işlem talimat formu kullanılır.

Bu formda müşteri ve hesap bilgileri, işlemin tarih ve zamanı, sermaye piyasası aracının adı veya niteliği, müşteri açısından işlem türü, iletim şekli, miktar, para birimi veya tutar, dayanak varlığa bağlı fiyat veya gösterge bilgisi, vade ya da takas tarihi, varsa prim, kullanım fiyatı ve teminat tutarı yer alır.

İşlemin niteliği gereği talimat alma ve sonuçlandırma aynı anda gerçekleşiyorsa işlem talimat formu ile işlem sonuç formu tek formda birleştirilebilir.

Yatırım kuruluşu müşteri için karşı taraf olduğunda çıkar çatışmaları hakkında müşteriyi bilgilendirmek ve ispat yükümlülüğünü yerine getirmek zorundadır.

Gerçekleşen işlemler müşteriye en geç gün sonunda, çerçeve sözleşmede belirtilen süre ve şekilde bildirilir.

İşlem sonuç formu, türev araç işlem sonuç formu veya kaldıraçlı işlem sonuç formu, alınan ve satılan sermaye piyasası aracının cinsini, miktarını, fiyatını veya primini ve müşteriye tahakkuk ettirilen komisyon ve giderleri gösterecek şekilde elektronik olarak düzenlenir.

Form müşteriye elektronik ortamda veya posta yoluyla gönderilebilir ya da erişime açılabilir.

Bildirimin gönderildiğine veya elektronik erişimin sağlandığına ilişkin ispat yükü yatırım kuruluşundadır.

Hesap ekstreleri ise aylık dönemler itibarıyla dönemi izleyen beş iş günü içinde müşteriye gönderilir veya elektronik erişime açılır.

Kaldıraçlı alım satım ve türev araç işlemleri, bildirim bakımından daha yoğun izlenir.

Kaldıraçlı işlemlerde günlük işlem sonuç formu ve aylık hesap ekstresi gönderilir; açık ve kapalı pozisyonlara ilişkin kar zarar, teminat durumu, nakit ve diğer kıymet hareketleri açık biçimde gösterilir.

Türev işlemlerde de günlük bildirim ve aylık ekstre yanında açık pozisyonlar için teminat durum raporu ve pozisyon limit aşımı raporu düzenlenir.

Bu raporlar, takas kurumlarının teminat esaslarını, müşterinin yatırması gereken teminatı ve ilgili borsaların pozisyon limitlerini izlemeye yarar.

Saklama hükümleri, belge düzeninin güvenilirliğini tamamlar.