SPL Yatırım Kuruluşları Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ III-45.1 Konu Anlatımı

III-45.1 sayılı Belge ve Kayıt Tebliği, yatırım hizmetleri ve yan hizmetlerin arkasındaki ispat ve izlenebilirlik düzenini kurar.

Kaynağın özellikle vurguladığı nokta, bu Tebliğde gerçekleştirilen işlemlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin hükümlerin bulunmamasıdır.

Düzenleme, yatırım kuruluşlarının hangi form ve belgeleri düzenleyeceğini, bu belgeleri nasıl kaydedeceğini, müşteriye hangi bildirimleri yapacağını ve üretilen kayıtları ne kadar süreyle saklayacağını belirler.

Bu nedenle konu, yalnız operasyonel evrak listesi değil, müşteri emrinin alınmasından işlem sonucunun bildirilmesine kadar uzanan hukuki kanıt zinciridir.

Yatırım kuruluşları yatırım hizmetleri ve yan hizmetlere ilişkin muhasebe kayıt ve işlemlerine dayanak oluşturmak üzere Tebliğde açıklanan form ve belgeleri eksiksiz düzenlemek ve saklamak zorundadır.

Takası merkezi takas kuruluşlarında yapılan sermaye piyasası aracı işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtları takas süresini izleyen ilk iş günü içinde, diğer sermaye piyasası aracı işlemlerine ilişkin kayıtlar ise işlemin gerçekleştiği günü izleyen ilk iş günü içinde yasal defterlere işlenir.

Muhasebe kayıtları merkezde veya şubelerde tutulabilir ve aracı kurum hesap planı esas alınır.

Böylece belge düzeni, işlemin gerçekleşmesiyle muhasebe kaydı arasında kopukluk oluşmasını engeller.

Müşteriyle ilişki çerçeve sözleşme ve müşteri hesap numarası üzerinden başlar.

Yatırım kuruluşu müşterisiyle işlem yapmadan önce sunulacak faaliyet veya hizmete ilişkin sözleşme yapmak ve müşteriyi tanıma kuralının gereklerini yerine getirmek zorundadır.

Sözleşme en az bir nüsha düzenlenir; müşteriye suret verilir veya elektronik ortamda kurulan sözleşmelerde müşterinin sözleşmeye erişimi ve görüntüleyebilmesi sağlanır.

Çerçeve sözleşme elektronik ortamda değiştirilecekse müşterinin buna önceden onay vermesi ve değişiklikleri okuyup anladığına dair elektronik onayının alınması gerekir.

Sözleşme imzalanan her müşteriye ayrı müşteri numarası verilir; bu numaraya bağlı birden fazla hesap açılabilir ve numara müşteriyle ilgili her işlem ve alt hesapla ilişkilendirilir.

Elektronik ortamda sunulan yatırım hizmetlerinde kimlik doğrulama ve işlem güvenliği özel önem taşır.

Aracı kurum, birbirinden bağımsız en az iki bileşenden oluşan kimlik doğrulama mekanizması kullanmalıdır.

Bu bileşenler müşterinin bildiği, sahip olduğu veya biyometrik karakteristiği olan farklı unsur sınıflarından seçilir.

Bir bileşenin ele geçirilmesi diğer bileşenin güvenliğini tehlikeye atmamalıdır.

Tek kullanımlık doğrulama kodları, gizli anahtarlar, mobil uygulama pini veya biyometrik bileşenler belirli şartlarla kullanılabilir.

Sistem ayrıca başarısız girişlerde erişimi engellemeli, hatalı müşteri adı veya parola hakkında açıklayıcı bilgi vermemeli, hareketsiz oturumları sonlandırmalı ve aynı müşteri için eş zamanlı oturumları kontrol etmelidir.

Yatırım kuruluşlarının düzenleyeceği belgeler faaliyetin türüne göre değişir.

Tebliğde nakit alındı ve nakit ödendi belgesi, müşteri emir formu, türev piyasalar emir takip formu, seans takip formu, işlem sonuç formu, türev araç işlem sonuç formu, kaldıraçlı alım satım işlemleri işlem sonuç formu, işlem talimat formu, türev piyasalar teminat durum raporu, türev piyasalar pozisyon limit aşımı raporu ve hesap ekstresi sayılır.

Emir iletimine aracılık kapsamında gişe hizmeti verildiğinde müşteri emir formu ile işlemin niteliğine göre nakit alındı veya ödendi belgesi düzenlenir.

Tezgahüstü işlemlerde ise müşteri emir formu yerine işlem talimat formu ve aylık hesap ekstresi kullanılır.

Müşteri emirleri yazılı veya sözlü alınabilir.

Telefon, faks, ATM, elektronik ortam veya benzeri yollarla imza alınmaksızın verilen emirler genel hükümler açısından sözlü emir niteliğindedir.

Bu emirlerin izlenebilirliği kayıtlarla sağlanır.

Telefon emirlerinde ses kayıtları, faks emirlerinde talimat ve tarih-zaman bilgisini içeren dökümler, internet ve diğer elektronik emirlerde tarih, zaman, müşteri bazında IP numarası ve emri veren kaynağı gösteren elektronik log kayıtları tutulur.

Sözlü emre dayanılarak işlem yapıldığında, o emrin gerçekten alındığını ortaya koyma sorumluluğu yatırım kuruluşuna yüklenir.

Buna karşılık müşteri emir verdiğini, ancak işlem yapılmadığını iddia ediyorsa emri verdiğini ispatla yükümlüdür.

Müşteri emir formu, emrin borsaya iletildiği kanal bazında müteselsil sıra numarasıyla düzenlenir.

Yazılı emirlerde elektronik formdan yazılı örnek alınarak müşterinin imzası alınır; sözlü emirlerde form müşteri imzası aranmadan elektronik ortamda düzenlenir.

Formda emrin alındığı tarih ve mümkün olan en küçük zaman birimiyle saat bilgisi bulunmalıdır.

Borsalarda işlem gören sermaye piyasası araçlarına ilişkin emir formlarında müşteri ve hesap numarası, müşteri veya vekil adı, sıra numarası, sermaye piyasası aracı, emir tipi, iletim şekli, alım veya satım bilgisi, fiyat veya nominal değer, miktar, alınma ve iletilme zamanı, seans ve geçerlilik süresi, emri alan görevli, emir iletilen kuruluş, borsa, pazar, takas kurumu ve para birimi gibi bilgiler yer alır.

Türev araç emir formlarında sözleşme adı veya işlem kodu, sözleşme adedi ve hesap tipi gibi özel unsurlar eklenir.

Tezgahüstü işlemler için işlem talimat formu kullanılır.

Bu formda müşteri ve hesap numarası, işlem yapılacak kişi, tarih ve zaman, sıra numarası, sermaye piyasası aracının adı veya tipi, işlem türü, iletim şekli, miktar, para birimi, dayanak varlığa ilişkin fiyat veya gösterge bilgisi, vade ve varsa teminat gibi bilgiler bulunur.

İşlemin niteliği gereği talimatın alınması ve işlemin sonuçlanması eş zamanlıysa işlem talimat formu ile işlem sonuç formu gerekli bilgileri içerecek şekilde tek formda birleştirilebilir.

Yatırım kuruluşu müşteriye karşı taraf oluyorsa, çıkar çatışmaları konusunda müşteriyi bilgilendirmek ve ispat yükümlülüğünü yerine getirmek zorundadır.

İşlem sonuç formları yapılan alım satımların, verilen hizmetlerin ve alınan nakdin mahiyetini gösterir.

Gerçekleşen işlemler müşteriye en geç gün sonunda, çerçeve sözleşmede belirtilen süre ve şekilde bildirilir.

Aynı gün, alınan ve satılan sermaye piyasası aracının cins, miktar, fiyat veya primi ile komisyon ve gider karşılıklarını gösteren işlem sonuç formu elektronik olarak düzenlenir ve müşteriye elektronik ortamda, posta yoluyla veya erişim sağlanarak iletilir.

Formun gönderildiğine veya erişimin sağlandığına ilişkin ispat yükü yatırım kuruluşundadır.

Bu ispat yükü, belge düzeninin müşteri aleyhine değil, kurumun düzenli kayıt tutma sorumluluğu üzerine kurulduğunu gösterir.

Hesap ekstresi müşterinin dönemsel görünümünü sağlar.

Müşteri hesabı bulunan yatırım kuruluşları yatırım hizmetleri ve yan hizmetlerle ilgili hesap ekstresini aylık dönemler itibarıyla dönemi izleyen beş iş günü içinde müşteriye göndermek zorundadır.

Ekstrede dönem içindeki alım satımların adı, tarih, zaman, fiyat ve miktarı; yatırım kuruluşu nezdindeki nakit, menkul kıymet ve diğer varlık hareketleri; hesaba tahakkuk ettirilen komisyon, ücret ve vergiler açık ve anlaşılır biçimde yer alır.

Dönem içinde işlem yapmayan müşterilere ekstre gönderilmeyebilir.

Profesyonel müşteriler bakımından, sözleşme yapılmışsa veya çerçeve sözleşmede yer verilmişse rapor ve ekstre gönderilmeyebilir.

Ekstredeki bilgilerin belli süre sonra kabul edilmiş sayılacağına dair sorumsuzluk kayıtları hükümsüzdür.

Türev ve kaldıraçlı işlemlerde bildirim düzeni daha sıkıdır.

Kaldıraçlı işlem yapan aracı kurumlar müşterilerine günlük işlem sonuç formu ve aylık hesap ekstresi bildirmek zorundadır.

Aylık ekstrede alınan pozisyonların tarih, zaman, fiyat ve miktarı, kapatılan pozisyonların kesin kar ve zararı, açık pozisyonların mevcut kar ve zararı, nakit ve diğer kıymet hareketleri, komisyon, ücret, vergi ve teminat durumu yer alır.

Türev işlemlerde de günlük bildirim ve aylık ekstre yükümlülüğü vardır.

Ayrıca açık pozisyonların teminatını izlemek için türev piyasalar teminat durum raporu, pozisyon limitlerinin aşılıp aşılmadığını göstermek için pozisyon limit aşımı raporu düzenlenir.

Saklama yükümlülüğü Tebliğin son önemli ayağıdır.

Yatırım kuruluşları yatırım hizmetleri ve yan hizmetler dolayısıyla aldıkları ve ürettikleri elektronik olanlar dahil her türlü belgeyi, gerçekleşip gerçekleşmemesine bakılmaksızın tüm müşteri emir formlarını, elektronik emir kayıtlarını, faks ve ses kayıtlarını, uzaktan kimlik tespiti süresince alınan belgeleri ve video görüntüleri düzenli ve tasnif edilmiş biçimde on yıl saklar.

Elektronik kayıtlar saklama süresince erişilebilir ve okunabilir olmalıdır.