Stok Sayımı ve Envanteri Konu Anlatımı

Stok sayımı ve envanteri, finansal muhasebenin dönem sonu güvenilirlik kontrolüdür.

Muhasebe süreci içinde günlük işlemler belgelendirilir, yevmiye defterine kaydedilir, büyük deftere aktarılır, mizanlarla izlenir ve dönem sonunda envanter yapılır.

Bu sırada defterlerde görünen stok bakiyesi, işletmenin deposunda gerçekten bulunan miktarla aynı olmayabilir.

Satın alma, üretime gönderme, satış, iade, fire, bozulma, kayıp veya teslim alma hataları stok hareketlerini etkileyebilir.

Envanter işlemi bu nedenle kaydı yalnızca biçimsel olarak kapatmaz; kaydın fiili durumla uyumunu araştırır.

Kaynak notlarda envanter, belirli bir tarihte alacakların, borçların ve varlıkların miktar ve değerlerinin sayım, kontrol ve düzeltme işlemleriyle saptanması olarak tanımlanır.

Bu tanım stoklar için doğrudan uygulanır.

Birinci aşama muhasebe dışı envanterdir; işletme stoklarını fiilen sayar, ölçer, tartar veya uygun yöntemle miktarını belirler.

İkinci aşamada bulunan fiili durum muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılır.

Üçüncü aşamada ise envanter kayıtları yapılır; yani farkın, değer düşüklüğünün veya düzeltme gerektiren kalemin muhasebe içindeki karşılığı oluşturulur.

Stok sayımının amacı yalnızca kaç adet mal bulunduğunu görmek değildir.

İlk madde ve malzeme, yarı mamuller, mamuller, ticari mallar ve diğer stoklar farklı muhasebe hesaplarında izlenir; sayım bu hesapların her biri için ayrı sonuç doğurabilir.

Üretimde kullanılmak üzere elde tutulan hammadde ile satışa hazır mamul aynı stok grubunun parçası olsa da maliyet akışı ve çıkış nedeni farklıdır.

Yarı mamul henüz tamamlanmamış üretim maliyetini taşırken, ticari mal herhangi bir değişikliğe tabi tutulmadan satılmak üzere alınan emtiayı ifade eder.

Envanterde bu ayrımlar korunmadığında, yalnız stok tutarı değil satışların maliyeti ve dönem sonucu da yanlış görünür.

Sayım sonucunda kayıtlı miktar ile fiili miktar arasında fark çıkarsa, bu farkın niteliği araştırılır.

Kaynak notlarda sayım ve tesellüm noksanlarının kasa, stok ve maddi duran varlıklar için geçici olarak izlenebildiği; fazlalıkların da ayrı bir geçici hesapta takip edildiği açıklanır.

Bu geçici izleme, farkın nedeni hemen belirlenemediğinde muhasebenin kontrol düzenini korur.

Noksanlık kayıp, fire, hırsızlık veya kayıt hatasından; fazlalık ise eksik kayıt, teslim alma yanlışı veya belgelendirme gecikmesinden kaynaklanabilir.

Neden belirlendikçe geçici hesap kapatılır ve ilgili gider, gelir, stok ya da sorumlu kişi hesabına yönlendirilir.

Envanterin değerleme boyutu da stok sayımı kadar önemlidir.

Stok fiziksel olarak mevcut olsa bile ekonomik değeri düşmüş olabilir.

Yangın, su basması, bozulma, çürüme, kırılma, paslanma, teknolojik gelişme, moda değişimi ya da piyasa fiyatındaki düşüş stokun kayıtlı değerini tartışmalı hale getirebilir.

Bu durumda stok değer düşüklüğü karşılığı ayrılır; karşılık gider hesabının borcu karşılığında düzenleyici hesaba alacak kaydı yapılır.