Düzenlenmesi Zorunlu Belgeler (Fatura, Sevk İrsaliyesi vb.) Konu Anlatımı

Vergi tekniğinde düzenlenmesi zorunlu belgeler, defter kayıtlarının dayanağını oluşturan ispat araçlarıdır.

Vergi idaresi yalnız mükellefin kendi beyanına veya defterdeki rakama bakarak işlem gerçeğini tam göremez; kaydın üçüncü kişilerle yapılan ilişki ve muameleyle bağlantısını gösteren belge gerekir.

Vergi Usul Kanunu bu nedenle, kanunda aksine hüküm bulunmadıkça tutulması gereken defterlerde yer alan ve üçüncü kişilerle olan ilişkilere ait kayıtların belgelendirilmesini zorunlu kılar.

Belge düzeni, gelir ve giderin ne zaman doğduğunu, malın kime teslim edildiğini, hizmetin kim tarafından yapıldığını ve işlem tutarının nasıl belirlendiğini görünür hale getirir.

Bu işlev olmadan defter, ekonomik olayı kanıtlayan bir sistem olmaktan uzaklaşır.

Fatura, belge düzeninin merkezinde yer alır.

Kanuna göre fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan ya da işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.

Bu tanım faturanın yalnız ödeme talebi olmadığını, aynı zamanda satış veya hizmet ilişkisinin vergisel sonucunu gösteren temel belge olduğunu ortaya koyar.

Fatura, satıcı açısından hasılatın, alıcı açısından maliyet veya giderin ve her iki taraf açısından vergiye konu işlemin izlenmesine yardım eder.

Bu nedenle faturanın biçimi, içeriği ve düzenlenme zamanı kanunda ayrıntılı biçimde belirlenmiştir.

Faturada bulunması gereken asgari bilgiler işlemin taraflarını ve konusunu açık hale getirir.

Düzenlenme tarihi ile seri ve sıra numarası belgenin zamanını ve izlenebilirliğini sağlar.

Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası belgenin kim tarafından kesildiğini gösterir.

Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası karşı tarafın tespitine yarar.

Malın veya işin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı işlem içeriğini belirler.

Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası da mal hareketi ile fatura arasındaki bağlantıyı kurar.

Zorunlu bilginin eksikliği, belgeyi yalnız şeklen kusurlu yapmaz; belirli hallerde belgenin vergi hukuku bakımından hiç düzenlenmemiş sayılması sonucuna kadar gidebilir.

Fatura düzenleme kuralları belge güvenilirliğini korumayı amaçlar.

Faturalar sıra numarası içinde teselsül ettirilir; aynı işletmenin farklı şube veya kısımlarında ayrı fatura kullanılıyorsa seri veya özel işaretle ayrım yapılır.

Fatura en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir; birden fazla örnek varsa kaçıncı örnek olduğu belirtilir.

Belgenin baş tarafında iş sahibinin veya imzaya yetkili olanların imzası bulunur.

Fatura, mal teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir.

Bu süre, belge ile ekonomik olay arasındaki zaman bağını korur.

Daha geç düzenlenen belge, işlemin gerçek zamanını perdeleyebilir ve kayıt dönemlerinin doğruluğunu etkileyebilir.

Fatura kullanma mecburiyeti tarafların niteliğine göre belirlenir.

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak zorunda olan çiftçiler; birinci ve ikinci sınıf tüccarlara, serbest meslek erbabına, basit usulde kazancı tespit edilen tüccarlara, defter tutmak zorunda olan çiftçilere ve vergiden muaf esnafa sattıkları mallar veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bu kişilerden fatura istemek zorundadır.

Ayrıca bu grup dışında kalanlara yapılan bazı satış ve işlerde de bedelin belirli tutarı aşması veya alıcının istemesi halinde fatura verilmesi gerekir.

Böylece belge düzeni yalnız satıcının yükümlülüğü olarak değil, alıcının belge isteme ve alma göreviyle de desteklenir.

Sevk irsaliyesi, faturadan farklı olarak malın taşınması aşamasına odaklanır.

Fatura borçlanılan tutarı ve işlem içeriğini gösterirken, sevk irsaliyesi malın fiili hareketini izlenebilir kılar.

Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcı; teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcı, taşınan mallar için sevk irsaliyesi düzenler ve belgenin taşıtta bulundurulması gerekir.

Malın bir mükellefin birden çok iş yeri veya şubesi arasında taşınması ya da satılmak üzere komisyoncu veya başka bir aracıya gönderilmesi halinde de gönderen tarafından sevk irsaliyesi düzenlenir.

İrsaliyede malın nereye ve kime gönderildiği ayrıca belirtilir.

Fatura ile sevk irsaliyesi arasındaki ilişki, işlem ve taşıma boyutunun birbirini tamamlamasından doğar.

Faturada satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarasının bulunması, mal hareketi belgesiyle borç belgesini birbirine bağlar.

Sevk irsaliyesinde fiyat ve bedel bilgisi fatura kadar merkezi değildir; çünkü irsaliyenin ana işlevi taşınan malın varlığını, yönünü ve taraflarını göstermektir.

Nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde, mala ait fatura ya da perakende satış fişi varsa sevk irsaliyesi aranmayabilir.

Bu istisna, ticari mal hareketiyle tüketim amaçlı taşımanın aynı ağırlıkta görülmediğini gösterir.

Belge düzeninde fatura dışındaki vesikalar da aynı tevsik mantığına hizmet eder.

Fatura verilmesi gerekmeyen bazı perakende satış ve hizmet bedelleri perakende satış fişi, makineli kasa kayıt rulosu veya giriş ve yolcu taşıma biletiyle belgelendirilebilir.

Bu belgelerde işletme veya mükellef adı, düzenlenme tarihi ve alınan para tutarı gibi bilgiler yer alır.

Seri ve sıra düzeni, belgenin sonradan izlenebilmesini sağlar.

Ayrıca tüccarlar, önceki maddelerde sayılanlar dışında kalan ve bir hakkın ispatına yarayabilecek sözleşme, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilamı, ihbarname, karar örneği ve vergi makbuzu gibi hukuki ve vergisel evrakı da muhafaza etmek zorundadır.

Böylece belge düzeni yalnız satış anıyla sınırlı kalmaz; vergisel sonuca etkisi olan hukuki dayanakları da kapsar.

Zorunlu bilgilerin eksiksizliği, belge düzeninin biçimsel görünen fakat maddi sonucu olan yönüdür.

Belge doğru seri numarası taşısa bile tarafları, işlem konusunu, tutarı veya gerekli teslim bağlantısını göstermiyorsa kayıtla gerçek işlem arasındaki bağ zayıflar.

Kanunun zorunlu bilgileri taşımayan belgeleri belirli durumlarda hiç düzenlenmemiş sayması bu nedenle ağır fakat tutarlı bir sonuçtur.

Amaç, mükellefi şekilcilikle zorlamak değil, belgenin ispat gücünü korumaktır.

Vergisel kaydın güvenilirliği, belgenin hem zamanında düzenlenmesine hem de işlemi tanımaya yetecek bilgiyi taşımasına bağlıdır.