Tutulması Zorunlu Defterler ve Tasdik Konu Anlatımı

Vergi Usul Kanunu, mükelleflerin en temel ödevlerinden birini defter tutma mecburiyeti olarak düzenler.

Bu mecburiyet ticaret ve sanat erbabını, ticaret şirketlerini, iktisadi kamu müesseselerini, dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeleri, serbest meslek erbabını ve çiftçileri kapsar; iktisadi kamu müesseseleri ile dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler bu bakımdan tüccarların tabi olduğu hükümlere tabidir.

Buna karşılık kanun, belirli grupları defter tutma yükünden muaf tutmuştur: gelir vergisinden muaf esnaf, kazancı basit usulde tespit edilenler, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler ile kurumlar vergisinden muaf olan iktisadi kamu müesseseleri ve dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler defter tutmak zorunda değildir.

Hangi defterin tutulacağı, mükellefin tabi olduğu vergileme usulüne göre değişir.

Bilanço esasına göre defter tutan birinci sınıf tüccarlar yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri tutmakla yükümlüdür.

İşletme hesabı esasına tabi ikinci sınıf tüccarlar ise sadece işletme hesabı defteri tutar.

Serbest meslek erbabı için ayrı bir defter öngörülmüştür: serbest meslek kazanç defteri, bir tarafına giderlerin, diğer tarafına hasılatın kaydedildiği, giderlerin türü ve tarihiyle, hasılatın alındığı tarih, miktar ve kimden alındığının yazıldığı bir defterdir; bugün hâlâ günü gününe tutulması zorunlu tutulan tek kanuni defter budur.

Defterlerin nasıl tutulacağına dair kayıt nizamı da kanunda ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir.

Defterler Türkçe tutulur; Türkçe kayıt bulunmak kaydıyla başka dilde kayıt da yapılabilir ve kayıt ile belgelerde Türk parası kullanılır.

Defterler mürekkeple veya makineyle yazılır, kopya kağıdı ya da damga aletiyle kopya konulması da mümkündür; hesaplar kapanana kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemle yapılabilir.

Yevmiye defterindeki yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre, yani ters kayıtla hatalı kaydın kapatılıp yerine doğru kaydın yapılması suretiyle düzeltilebilir; diğer defterlerdeki yanlış rakam ve yazılar ise okunacak şekilde çizilip üstüne veya yanına doğrusu yazılarak düzeltilir, bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirmek yasaktır.

Defterlerde kayıt için ayrılmış satırlar boş bırakılıp atlanamaz, ciltli defterlerin sayfaları ciltten koparılamaz, tasdikli müteharrik yapraklı defterlerde yaprakların sırası bozulamaz ve yırtılamaz.

Muamelelerin deftere kaydında da bir zaman sınırı vardır: kayıtlar, işin hacmine ve icabına uygun, muhasebenin düzenini bozmayacak bir süre içinde yapılır ve bu gecikme belirli bir günü aşamaz; muhasebe fişi, primanota ve bordro gibi yetkili imza taşıyan belgelere dayanarak yürütülen kayıtlarda bu belgelere işleme deftere işleme hükmündedir, ama esas defterlere aktarım için ayrıca öngörülen üst sınırı geçemez; serbest meslek kazanç defterine ise muameleler günü gününe kaydedilir.

Defter tutma ödevinin bir uzantısı da tasdik ödevidir.

Yevmiye ve envanter defterleri, işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, imalat ve üretim defteri, çiftçi işletme defteri ile yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri tasdike tabidir; defteri kebirin tasdiki ise zorunlu değildir, istenirse tasdik ettirilebilir.

Tasdik zamanı mükellefin durumuna göre değişir: öteden beri işe devam edenler defterin kullanılacağı yıldan önceki son ayda, hesap dönemi Maliye Bakanlığınca belirlenenler kendi hesap döneminden önceki son ayda tasdik yaptırır; yeni işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni mükellefiyete girenler bu durumların gerçekleştiği tarihten önce, muafiyetten çıkanlar ise çıkış tarihinden itibaren belirli bir süre içinde tasdik ettirmek zorundadır.

Yıl içinde tasdike tabi bir defter dolarsa yeni deftere geçmeden önce, defterini ertesi yılda da kullanmak isteyenler ise ocak ayında ara tasdik yaptırmalıdır.

Kanuni sürenin bitiminden itibaren bir ay geçtikten sonra yaptırılan tasdik, hiç yaptırılmamış sayılır; bu, tasdikin salt biçimsel değil süreye bağlı bir geçerlilik şartı olduğunu gösterir.