Karşılık Ayırma İşlemleri Konu Anlatımı

Muhasebede karşılık ayırma işlemi, ihtiyatlılık kavramının dönem sonu uygulamalardaki en somut karşılığıdır.

Bu kavram, muhasebe olaylarında temkinli davranılmasını ve işletmenin karşılaşabileceği risklerin göz önünde bulundurulmasını öngörür; sonucu olarak işletmeler muhtemel giderleri ve zararları için karşılık ayırırken, muhtemel gelir ve kârlar için gerçekleşme dönemine kadar herhangi bir muhasebe kaydı yapmazlar.

Ancak bu kavram, gerçek durumdan daha kötümser bir tablo çizmek amacıyla gizli yedekler oluşturmaya ya da ihtiyaçtan fazla karşılık ayrılmasına gerekçe oluşturamaz; ayrılan her karşılık, o tarihte elde bulunan bilgilerle makul biçimde tahmin edilebilen gerçek bir yükümlülüğü yansıtmalıdır.

Bilanço tarihinde varlığı belirgin olarak ortaya çıkan, ama tutarı kesin olarak bilinmeyen ya da tutarı bilinmekle birlikte ne zaman tahakkuk edeceği belirsiz olan kısa vadeli borç ve giderler için ayrılan karşılıklar ayrı bir hesap grubunda toplanır.

Bu grubun en sık işlem gören kalemi, dönem kârı üzerinden hesaplanan kurumlar vergisi, diğer vergiler, kesintiler ve fonlar için ayrılan karşılıktır; dönem kârı hesabının borcu karşılığında bu karşılık hesabına alacak kaydı yapılır, vergi tahakkuku kesinleştiğinde hesap borç kaydıyla kapatılır ve yıl içinde peşin ödenen vergilerle mahsup edilerek kalan tutar ödenecek vergi ve fonlar hesabına aktarılır.

Personelin bir yıl içinde ödeneceği öngörülen kıdem tazminatı hakları için ayrılan tutar da bu grupta, ayrı bir hesapta izlenir; uzun vadeli karşılık hesabından yapılan aktarmalar buraya alacak, fiili ödeme borç olarak kaydedilir.

Aylık maliyetlerin saptanmasında, gelecek aylarda ya da yıl sonunda kesin tutarı belli olacak amortisman, tamir bakım, ikramiye ya da finansman gideri gibi kalemlere aylık dönemlerde tahmini pay verilmesi de ayrı bir karşılık hesabı aracılığıyla yapılır; bu hesap, giderin kesin tutarı belli olduğunda borçlandırılarak ve bilanço döneminin sonunda tamamen kapatılarak işlevini tamamlar.

Yukarıdaki tanımlara girmeyen kısa vadeli karşılıklar ise ayrı bir tamamlayıcı hesapta toplanır.

Aynı mantık, vadesi bir yıldan uzun borç ve giderler için de geçerlidir; uzun vadeli borç ve gider karşılıkları grubunda kıdem tazminatı karşılığının uzun vadeye isabet eden kısmı ile tanımlara girmeyen diğer uzun vadeli karşılıklar izlenir ve bu gruptaki karşılık hesapları da, tıpkı kısa vadeli benzerleri gibi, aktifi düzenleyici nitelikte değildir; doğrudan bir yabancı kaynak kalemi olarak pasifte yer alır.

Bir karşılığın vadesi bir yılın altına düştüğünde, tıpkı diğer uzun vadeli borçlarda olduğu gibi, ilgili kısa vadeli karşılık hesabına aktarılması gerekir.

Karşılık ayırma işleminin muhasebedeki bu şekli, değer düşüklüğü karşılıklarından bilinçli olarak ayrılmalıdır: şüpheli hale gelmiş bir ticari alacak ya da borsa değeri düşen bir menkul kıymet için ayrılan karşılık, ilgili varlığın defter değerini gerçek değerine indirgemeye yönelik olduğundan aktifi düzenleyici bir karşılıktır; oysa borç ve gider karşılıkları doğrudan bir yükümlülüğü temsil eder ve düzenleyici değildir.

Ayrılan bir karşılığın daha sonra gereksiz olduğu anlaşılırsa, iptal edilen tutar konusu kalmayan karşılık olarak ayrı bir gelir hesabına aktarılır; karşılık ayrılırken katlanılan gider ise ayrı bir gider hesabında izlenir.

Bu iki farklı karşılık türünün pratikte birbirine karıştırılmaması önemlidir, çünkü ikisinin de dönem sonu envanteri sırasında aynı anda gündeme gelmesi olasıdır: bir işletme aynı dönem içinde hem tahsili şüpheli hale gelen bir alacağı hem de personeline ödeyeceği kıdem tazminatını karşılık altına alabilir, ama birincisi ilgili alacak hesabının karşısında düzenleyici bir hesapta, ikincisi ise doğrudan bir yabancı kaynak hesabında raporlanır.

Bu ayrımın gözetilmemesi, bilançoda varlıkların ve yabancı kaynakların olduğundan farklı büyüklükte görünmesine yol açar.

Bu yüzden dönem sonu kapanış çalışmasında karşılık kalemlerinin her biri, hangi varlığı düzelttiğini ya da hangi yükümlülüğü temsil ettiğini net biçimde ortaya koyacak şekilde sınıflandırılmalıdır.