Muhasebe Belgeleri, Defterler ve Tekdüzen Hesap Planı Konu Anlatımı

Muhasebe kayıt sürecinin dayanağı belgelerdir ve bu belgelere dayalı kayıtlar, işletmenin tacir sınıfına göre farklı defterlerde tutulur.

Birinci sınıf tacirler yevmiye defteri, büyük defter yani defter-i kebir ve envanter defteri tutmakla yükümlüyken, ikinci sınıf tacirler işlemlerini işletme hesabı defterine kaydeder.

Günlük işlemlerin muhasebeye aktarılmasında kullanılan muhasebe fişleri de işlemin niteliğine göre üçe ayrılır: tahsil fişi yalnızca kasa hesabının borçlandığı, yani kasaya para girişi olan durumlarda; tediye fişi yalnızca kasa hesabının alacaklandığı, yani kasadan para çıkışı olan durumlarda; mahsup fişi ise kasa hesabının hiç borçlanmadığı veya alacaklanmadığı, para giriş çıkışıyla ilgili olmayan işlemlerde kullanılır.

Bu fişler, işlemin etkilerini yevmiye defterine geçirmeden önce toplu biçimde görebilmeyi ve kaydın denkliğini sağlamayı kolaylaştırır.

Bir muhasebe döneminin işleyişi belirli bir sırayı izler: önce açılış kaydı yevmiye defterine yapılır, bu kayıt büyük deftere aktarılır, günlük işlemler belgelendirilir, belgeler yevmiye defterine ve büyük deftere kaydedilir, aylık mizanlar düzenlenir, on ikinci ayın sonunda genel geçici mizan çıkarılır, dönem sonu envanteri ve dönem sonu muhasebe işlemleri yapılır, bunların doğruluğunu gösteren kesin mizan düzenlenir, mali tablolar hazırlanır ve son olarak kapanış kayıtları yapılır.

Bu süreçte mizan, hesap toplamlarının dökümünü gösteren ve kayıtların doğruluğunu kontrol etmeye yarayan çizelgedir.

Dönem içinde herhangi bir tarihte, genellikle her ay sonunda çıkarılan mizana geçici mizan denir; on ikinci ayın sonunda çıkarılan mizan genel geçici mizan adını alır; yılsonu ayarlama ve düzeltme kayıtları yapıldıktan sonra bu kayıtların doğruluğunu gösteren ve bilançoya esas olan mizan ise kesin mizan ya da kati mizan olarak adlandırılır.

Bu sürecin ürettiği mali tablolar amaçlarına göre ikiye ayrılır.

Bilanço, gelir tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu, net işletme sermayesi değişim tablosu, kâr dağıtım tablosu ve özkaynak değişim tablosu ile satışların maliyeti tablosu bu tabloları oluşturur; ilk ikisi temel mali tablo, geri kalanı ek mali tablo sayılır.

Bilanço, işletmenin belirli bir tarihteki mali yapısını, yani sahip olduğu varlıklar ile bu varlıkların kaynağını oluşturan sermaye ve borçları gösteren bir fotoğraf niteliğindeki tablodur; aktif tarafında sahip olunan varlıklar, pasif tarafında ise varlıkların sağlandığı kaynaklar yer alır ve temel bilanço eşitliği gereği aktif toplamı her zaman pasif toplamına, yani dönen ve duran varlıkların toplamı kısa vadeli yabancı kaynaklar, uzun vadeli yabancı kaynaklar ve özkaynakların toplamına eşittir.

Bilanço, aktiflerin solda pasiflerin sağda yer aldığı hesap tipi biçiminde, aktiflerin üstte pasiflerin altta alt alta listelendiği rapor tipi biçiminde veya Muhasebe Uygulama Genel Tebliği'ne göre yalnızca bakiye veren hesap isimlerinin yer aldığı özet bilanço biçiminde düzenlenebilir.

Bilançonun hazırlanmasında varlıklara, yabancı kaynaklara ve özkaynaklara ilişkin ilkeler gözetilir; dönen ve duran varlık ayrımında bir yıl ölçüt alınır, vadesi bir yılın altına düşen kalemler karşı gruba aktarılır, varlıkları gerçeğe uygun değeriyle göstermek için değer azalışlarında karşılık ayrılması zorunludur, reeskont işlemiyle vadeli alacak ve borçlar bilanço günündeki değerine indirgenir, birikmiş amortismanlar ve tükenme payları ayrıca gösterilir.

Gelir tablosu ise işletmenin belli bir dönemde elde ettiği tüm gelirler ile aynı dönemde katlandığı maliyet ve giderleri ve bunların sonucunda oluşan dönem net kârı ya da zararını gösterir.

Gelir tablosunun düzenlenmesinde gerçekleşmemiş satış, gelir ve kârların gerçekleşmiş gibi gösterilmemesi, dönem satış ve gelirlerinin bunları elde etmek için katlanılan maliyet ve giderlerle karşılaştırılması, maddi ve maddi olmayan duran varlıklar ile özel tükenmeye tabi varlıklar için uygun amortisman ve tükenme payı ayrılması, maliyetlerin mümkünse doğrudan değilse zaman ve kullanım faktörüne göre dağıtılması, olağan ve olağandışı sonuçların ayrı gösterilmesi, karşılıkların dönemler arası bir kâr transfer aracı olarak kullanılmaması ve değerleme esaslarındaki değişikliklerin açıkça belirtilmesi gibi ilkeler esas alınır.

Bütün bu kayıtların dayandığı hesap kavramı, aynı nitelikteki işlem artış ve azalışlarının izlendiği çizelgeleri ifade eder.

Hesaplar, olayların kaydına temel oluşturup oluşturmamalarına göre üçe ayrılır: kendi başlarına olayın kesin sonucunu veren asli hesaplar (örneğin kasa hesabı), meydana gelen bir değişmeyle ilgili özel bilgileri asli hesaba kaydetmek yerine ayrı bir hesapta gösteren düzenleyici hesaplar (örneğin birikmiş amortismanlar hesabı), ve asli hesabı ilgilendiren ama henüz tamamlanmamış işlemleri kaydeden geçici hesaplar.

Bir unsuru bütün ve parçaları olarak gösteren hesaplar ise ana hesap ve yardımcı yani tali hesap olarak ayrılır.

Mali karakterde olmayıp bilanço unsurlarını etkilemeyen, kiralanan varlıklar veya bir mahkeme kararına bağlı koşullu işlemler gibi durumların unutulmaması için tutulan hayali hesaplara ise nazım hesap denir.

Tekdüzen hesap planında bu hesaplar dört ana grupta toplanır: birden beşe kadar başlayan hesaplar bilanço hesapları, altı ile başlayanlar gelir tablosu hesapları, yedi ile başlayanlar maliyet hesapları, dokuz ile başlayanlar ise nazım hesaplardır.